Durée légale de conservation des documents d'entreprise et durée d'archivage de documents : quelles règles respecter ?

Parce que tous les documents n'ont pas la même durée d'archivage, LOCARCHIVES vous aide à identifier  la durée légale de conservation des documents d'entreprise à appliquer. Découvrez les textes et les normes dans le domaine de l'archivage : iso 15489 - records management...



ico_facebook ico_twitter ico_google ico_linkedin

CookiesAccept

Notre site internet utilise des cookies pour vous offrir une navigation optimale et des contenus personnalisés. En poursuivant votre navigation sur notre site, vous acceptez l'utilisation de cookies.

Pour tout savoir sur la gestion des cookies sur notre site et paramétrer votre navigateur, cliquez sur le lien : En savoir plus

Accepter les cookies

Politique de confidentialité Locarchives

Pour assurer le bon fonctionnement de ce site, nous devons parfois enregistrer de petits fichiers de données sur l'équipement de nos utilisateurs.  La plupart des grands sites web font de même.

Qu'est-ce qu'un cookie?

Un cookie est un petit fichier texte que les sites web sauvegardent sur votre ordinateur ou appareil mobile lorsque vous les consultez. Il permet à ces sites de mémoriser vos actions et préférences (nom d'utilisateur, langue, taille des caractères et autres paramètres d'affichage) pendant un temps donné, pour que vous n'ayez pas à réindiquer ces informations à chaque fois vous consultez ces sites ou naviguez d'une page à une autre.

Comment utilisons-nous les cookies?

Certaines de nos pages utilisent des cookies afin de mémoriser:

  • vos préférences d'affichage, comme le contraste et la taille des caractères;
  • si vous avez déjà répondu à une enquête vous demandant si le contenu vous a été utile (la question ne vous sera ainsi posée qu'une fois);
  • si vous avez accepté que nous utilisions des cookies sur ce site.

En outre, certaines vidéos présentées sur nos pages utilisent des cookies pour recueillir des statistiques anonymes indiquant comment vous êtes arrivé sur la page et quelles vidéos vous avez vues.

Ces cookies ne sont pas indispensables au fonctionnement du site, mais ils facilitent votre navigation. Vous pouvez les bloquer ou les supprimer, mais vous risquez alors d'empêcher le bon fonctionnement de certains éléments du site.

Les informations contenues dans les cookies ne visent pas à vous identifier personnellement et nous en contrôlons pleinement les données. Ces cookies ne sont jamais utilisés à d'autres fins que celles indiquées ici.

Utilisons-nous d'autres cookies?

Certaines pages ou sous-sites utilisent d'autres cookies que ceux décrits ici. Dans ce cas, ces cookies sont décrits dans un avis spécifique. Il est possible que vous deviez donner votre accord pour qu'ils soient stockés.

Comment contrôler les cookies

Vous pouvez contrôler et/ou supprimer des cookies comme vous le souhaitez. Pour en savoir plus, consultez AllAboutCookies.org. Vous avez la possibilité de supprimer tous les cookies déjà stockés sur votre ordinateur et de configurer la plupart des navigateurs pour qu'ils les bloquent. Toutefois, dans ce cas, vous devrez peut-être indiquer vous-mêmes certaines préférences chaque fois que vous vous rendrez sur un site, et certains services et fonctionnalités risquent de ne pas être accessibles.

Normes & règlementations

 

L’archivage est encadré par de nombreux textes législatifs et normatifs.

Ces textes forment un environnement complexe et évolutif et orientent les réflexions de toute organisation en matière d’organisation documentaire et de gestion d'archives, physiques et / ou électroniques.

reglementation-archivage-documents


fleche3 Principaux textes à prendre en compte en matière d'archivage des documents d'entreprise :

  • Loi n°2008-561 du 17 juin 2008 : réforme de la prescription en matière civile
  • Loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 : caractère probatoire de la signature électronique
  • Décret n°2009-1124 du 17 septembre 2009 : externalisation de l'archivage des organismes publics auprès de prestataires privés
  • Norme ISO 15489 sur le Records Management
  • Norme NF Z 40-350 sur les « prestations en archivage et gestion externalisée de documents sur support papier »
  • Instruction fiscale du 11 janvier 2007 (Code Général des Impôts) : dématérialisation factures
  • Décret n° 2011-246 du 4 mars 2011 : hébergement des données de santé à caractère personnel
  • Accords Bâle II Normes internationales : système bancaire
  • Norme NF Z 42-013 et règles de certification NF 461 sur la numérisation probatoire de documents et la mise en oeuvre d'une solution d'archivage électronique à vocation probatoire


fleche3 Durées légales de conservation des documents d'entreprise 


Appliquer les durées légales de conservation des documents est, pour l'entreprise, une première étape vers une gestion documentaire rationnelle et efficace. En effet, le respect de ces contraintes vous permet de :

  • vous conformer au régime légal de la preuve
  • faciliter la gestion de votre activité au quotidien
  • optimiser vos coûts en détruisant les documents dont la durée de conservation est écoulée

Encore faut-il connaître la durée d'archivage applicable à chaque type de document. Qu'il s'agisse de documents comptables, des statuts de société ou des comptes annuels, des contrats d'acquisition de biens immobiliers, des documents liés aux ressources humaines (dossiers du personnel, bulletins de paye...), de l'archivage des dossiers médicaux... combien de temps devez-vous conserver les documents de votre entreprise ? 3, 5, 6, 10, 20, 30 ans ou de façon illimitée ? Comment vous conformer à vos obligations et appliquer cette durée légale de conservation des documents d'entreprise ?

Pour connaître la durée légale de conservation des documents d'entreprise, téléchargez notre guide des durées de conservation. Vous y trouverez les durées légales d'archivage des principaux documents gérés par votre entreprise, les textes de référence applicables ainsi que nos préconisations.

Dans certains cas nous vous préconisons une durée supérieure au délai légal, afin de satisfaire notamment à d'éventuels besoins de reconstitution. Nos équipes de consultants peuvent vous accompagner dans l'analyse des contraintes propres à votre environnement.

A noter que plusieurs délais peuvent coexister pour une même typologie de documents. Les entreprises doivent apprécier les durées de conservation de leurs archives au regard d'éventuels évènements interrruptifs ou suspensifs des délais de prescription applicables, d'éventuels délais de forclusion et d'autres prescriptions civiles et/ou pénales indirectement liées. Il faut également tenir compte de :

  • la durée maximale de conservation (données à caractère personnel)
  • la durée d'effet d'un document
  • la durée de vie du support et la pérennité de ses conditions de conservation (maintenir la lisibilité des formats informatiques dans le temps).  


btn contact

Comment mettre en oeuvre ces durées de conservation des documents dans votre entreprise ? 3 outils permettent de formaliser ces règles et facilitent leur application :

  • le plan de classement par activité recense l'ensemble des documents à archiver
  • la référentiel de conservation identifie, pour chaque document : la durée de conservation légale à appliquer, le support de conservation concerné (papier ou électronique...), les métadonnées utilisées pour indexer le document et les règles de gestion du cycle de vie (notamment pour la consultation et  l'application du sort final)
  • les procédures d'archivage

Chez LOCARCHIVES, DEXTO, le portail en ligne de gestion d'archives, permet à nos clients de gérer de façon simple et unifiée leurs documents et archives papier et électroniques. DEXTO permet en outre d'éditer à volonté la liste des archives dont la durée légale de conservation est atteinte, afin d'organiser vos campagnes de destruction de manière autonome.
 

fleche3 Focus sur la dématérialisation des factures


La dématérialisation des factures est un moyen efficace de gagner en efficacité et de réduire les coûts de traitement et d'envoi. Passer à la dématérialisation nécessite de bien cerner ses besoins... et de bien connaître la législation en la matière. Dématérialisation fiscale, facture au format PDF signé, EDI... consultez notre panorama juridique de la dématérialisation des factures


formation locarchives 2016

Découvrez notre catalogue de formation 

Vous souhaitez vous familiariser avec les normes et réglementations en matière d'archivage et de dématérialisation ? Connaître les impacts de la norme sur votre projet de Records Management ?   


Consultez notre catalogue de formation