Archivage documentaire : pourquoi s'en préoccuper ?

 

Archivage de documents : quels enjeux pour votre entreprise ?

Un mauvais archivage de documents peut menacer la continuité de votre activité. Faire appel à LOCARCHIVES pour votre archivage documentaire, c'est recourir à un professionnel et mettre en oeuvre des solutions optimales.  



ico_facebook ico_twitter ico_google ico_linkedin

CookiesAccept

Notre site internet utilise des cookies pour vous offrir une navigation optimale et des contenus personnalisés. En poursuivant votre navigation sur notre site, vous acceptez l'utilisation de cookies.

Pour tout savoir sur la gestion des cookies sur notre site et paramétrer votre navigateur, cliquez sur le lien : En savoir plus

Accepter les cookies

Politique de confidentialité Locarchives

Pour assurer le bon fonctionnement de ce site, nous devons parfois enregistrer de petits fichiers de données sur l'équipement de nos utilisateurs.  La plupart des grands sites web font de même.

Qu'est-ce qu'un cookie?

Un cookie est un petit fichier texte que les sites web sauvegardent sur votre ordinateur ou appareil mobile lorsque vous les consultez. Il permet à ces sites de mémoriser vos actions et préférences (nom d'utilisateur, langue, taille des caractères et autres paramètres d'affichage) pendant un temps donné, pour que vous n'ayez pas à réindiquer ces informations à chaque fois vous consultez ces sites ou naviguez d'une page à une autre.

Comment utilisons-nous les cookies?

Certaines de nos pages utilisent des cookies afin de mémoriser:

  • vos préférences d'affichage, comme le contraste et la taille des caractères;
  • si vous avez déjà répondu à une enquête vous demandant si le contenu vous a été utile (la question ne vous sera ainsi posée qu'une fois);
  • si vous avez accepté que nous utilisions des cookies sur ce site.

En outre, certaines vidéos présentées sur nos pages utilisent des cookies pour recueillir des statistiques anonymes indiquant comment vous êtes arrivé sur la page et quelles vidéos vous avez vues.

Ces cookies ne sont pas indispensables au fonctionnement du site, mais ils facilitent votre navigation. Vous pouvez les bloquer ou les supprimer, mais vous risquez alors d'empêcher le bon fonctionnement de certains éléments du site.

Les informations contenues dans les cookies ne visent pas à vous identifier personnellement et nous en contrôlons pleinement les données. Ces cookies ne sont jamais utilisés à d'autres fins que celles indiquées ici.

Utilisons-nous d'autres cookies?

Certaines pages ou sous-sites utilisent d'autres cookies que ceux décrits ici. Dans ce cas, ces cookies sont décrits dans un avis spécifique. Il est possible que vous deviez donner votre accord pour qu'ils soient stockés.

Comment contrôler les cookies

Vous pouvez contrôler et/ou supprimer des cookies comme vous le souhaitez. Pour en savoir plus, consultez AllAboutCookies.org. Vous avez la possibilité de supprimer tous les cookies déjà stockés sur votre ordinateur et de configurer la plupart des navigateurs pour qu'ils les bloquent. Toutefois, dans ce cas, vous devrez peut-être indiquer vous-mêmes certaines préférences chaque fois que vous vous rendrez sur un site, et certains services et fonctionnalités risquent de ne pas être accessibles.

Enjeux de l'archivage


Bien plus qu'une simple contrainte légale, l'archivage de documents répond à des enjeux essentiels et peut apporter une réelle valeur ajoutée à votre organisation.

Quels sont les principaux bénéfices de l'archivage pour votre entreprise ?

enjeux-archivage-documents

fleche3 Conformité et maîtrise de vos risques


Archiver c'est :

  • Respecter vos obligations en conservant vos documents pendant toute la durée d'archivage légale
  • Protéger vos droits, en étant capable de produire des documents à valeur probatoire
  • Maîtriser vos risques et préserver la pérennité de votre activité

Ainsi, un archivage de documents efficace vous permet de produire certains documents indispensables lors d'un contrôle administratif, d'un audit ou devant un tribunal, ou de redémarrer votre activité dans de bonnes conditions après un sinistre. 

btn contact

fleche3 Qualité et optimisation de votre fonctionnement


L'archivage de documents est un moyen de pérenniser votre patrimoine documentaire et de faciliter son exploitation dans la conduite courante de votre activité. Ainsi, un accès facile et rapide à vos dossiers clients vous permet d'assurer un traitement optimal de leurs demandes.

fleche3 Efficacité et optimisation de vos coûts  


Enfin, l'archivage est créateur de valeur ajoutée pour votre organisation : efficacité accrue, gain de temps, optimisation de vos surfaces de stockage, satisfaction de votre clientèle…

Les archives remplissent donc une triple fonction. Elles sont à la fois :

  • vecteur de communication
  • moyen de preuve
  • outil de mémoire

Face à tous ces enjeux, il est essentiel de savoir comment archiver et de respecter certaines règles afin d'archiver de façon optimale, notamment en respectant les principes du Records Management

Outre des solutions d'accompagnement et de gestion opérationnelle de vos archives, LOCARCHIVES propose un catalogue de formation vous permettant d'acquérir les principes fondamentaux de la gestion d'archives, de la dématérialisation... 

 


 formation_archivage_papier

Formation gestion des archives papier

  • Découverte des archives en entreprise (3 jours)
  • Des outils pour organiser les archives (1 jour)
  • Sécuriser son local archives (1 jour)
  • Piloter un traitement des archives (2 jours)
  • Comment gérer un projet de déménagement (1 jour)
fleche  Découvrez nos modules de formation gestion des archives papier

formation_archivage_electronique

Formation archivage électronique

  • Découverte des archives électroniques
  • Mener un projet d'archivage électronique
  • Gérer les emails (1 jour)
fleche  Découvrez nos modules de formation archivage electronique

 formation dématérialisation

Formation Transition numérique - Dématérialisation

  • Découverte de la dématérialisation (2 jours)
  • Suivre un projet de dématérialisation (1 jour)
  • Gérer des dossiers hybrides (1 jour)

fleche  Découvrez nos modules de formation dematérialisation

 formation records management

 Formation Records Management

  • De l'initiation à la mise en place d'une politique de Records Management (2 jours)
  • Conduire un projet de Records Management (1 jour)

fleche  Découvrez nos modules de formation records management

 formation gestion contenu

Formation gestion électronique des documents

  • Découvrir la gestion électronique des documents (2 jours)
  • Suivre votre projet de gestion électronique des documents (1 jour)

fleche Découvrez nos modules de formation gestion électronique des documents

        <td class="demi-boite">
                <p class="titre-fleche">Sécurité</p>
                <p>LOCARCHIVES considère la sécurité comme une composante majeure de sa politique. Depuis sa création, LOCARCHIVES conduit une politique d'investissements exigeante pour mettre à votre disposition des entrepôts et des systèmes d'information conçus pour répondre aux besoins de sécurité, de traçabilité, de confidentialité et d'accessibilité de vos supports d'information.</p>
            </td>
            <td valign="top"><img alt="half-banner1" src="http://www.locarchives.fr/images/stories/5%20Entreprise/Engagements/securite/half-banner1.jpg" width="303" height="239" /></td>
        </tr>
    </tbody>
</table>
<h2>Une Politique est fondée sur deux axes principaux :</h2>
<ul>
    <li><strong>un axe Prévention : </strong>identifier les personnes et actifs susceptibles d'être affectés par un risque, de définir ce risque et les dispositions préventives mises en œuvre.</li>
    <li><strong>un axe Continuité :</strong> décrire les différents moyens, mesures, procédures et modes opératoires permettant de gérer une crise dans les meilleures conditions possibles, d'assurer une continuité acceptable des prestations les plus essentielles.</li>
</ul>
<h2>Sécurité physique :</h2>
<p>Tout est mis en œuvre pour protéger vos archives des risques de perte, de vol ou de détérioration :</p>
<img style="margin-right: 25px; margin-bottom: 15px; float: left;" alt="thumb1" src="http://www.locarchives.fr/images/stories/5%20Entreprise/Engagements/thumb1.jpg" width="165" height="163" />
<ul>
    <li>référencement des contenants non significatif afin de préserver la confidentialité, </li>
    <li>conditionnement en conteneurs spécifiques et adaptés à vos supports d'information, </li>
    <li>affectation aléatoire des emplacements, possibilité de répartition sur plusieurs sites, solutions de numérisation et d'archivage électronique en complément de l'archivage des supports physiques, </li>
    <li>conservation en entrepôts protégés contre l'intrusion, l'incendie et les autres nuisances. Nous avons développé dans ce domaine une véritable expertise afin de concevoir des bâtiments qui protègent réellement vos archives.</li>
</ul>
<h2>Traçabilité et processus logistiques :</h2>
<p>Toutes les unités d'archives gérées par nos soins sont affectées d'un code-barres, associé à la référence qui vous est propre et enregistré dans notre système d'information. Chaque mouvement de document est tracé par lecture de ce code-barres, ce qui nous permet de vous informer du statut de vos archives (en stock, sorti pour consultation…) via notre service de gestion d'archives en ligne SAGA Web.</p>
<p><img style="margin-right: 20px; margin-bottom: 15px; float: left;" alt="thumb1" src="http://www.locarchives.fr/images/stories/5%20Entreprise/Engagements/thumb2.jpg" /> <img style="margin-right: 20px; margin-bottom: 15px; float: left;" alt="thumb1" src="http://www.locarchives.fr/images/stories/5%20Entreprise/Engagements/thumb3.jpg" /> <img style="margin-bottom: 15px; float: left;" alt="thumb1" src="http://www.locarchives.fr/images/stories/5%20Entreprise/Engagements/thumb4.jpg" /></p>
<h2>Sécurité des informations et des échanges de données :</h2>
<ul>
    <li>engagement de confidentialité : nos collaborateurs sont tenus contractuellement au secret professionnel, </li>
    <li>gestion des habilitations : pour chaque opération réalisée, nous procédons au contrôle de l'habilitation des demandeurs (consultations de vos données d'archives, recherches, destructions…) et pouvons contrôler l'identité des destinataires (livraisons), </li>
    <li>architecture et gestion des Systèmes d'Information : elles ont été conçues pour répondre aux meilleurs critères de qualité, de disponibilité et d'évolutivité.</li>
</ul>
<p style="padding-left: 30px;"><a href="#">Lorem ipsum Lorem ipsum Lorem ipsum</a>  <br /> <a href="#">Lorem ipsum Lorem ipsum Lorem ipsum  </a><br /> <a href="#">Lorem ipsum Lorem ipsum Lorem ipsum</a>  <br /> <a href="#">Lorem ipsum Lorem ipsum Lorem ipsum</a>  <br /> <a href="#">Lorem ipsum Lorem ipsum Lorem ipsum</a></p>
<table class="table_color">
    <tbody>
        <tr>
            <td class="td_header">ENGAGEMENTS</td>
            <td class="td_header">MOYENS MIS EN OEUVRE</td>
        </tr>
        <tr>
            <td class="td_color1">INTEGRITE</td>
            <td class="td_color1">• Empreinte<br /> • Horodatage<br /> • Traçabilité<br /> • Journal des évènements</td>
        </tr>
        <tr>
            <td class="td_color2">PERENNITE</td>
            <td class="td_color2">• Utilisation de formats et supports adaptés<br /> • Contrôles d'exploitabilité<br /> • Migrations de supports et de formats<br /></td>
        </tr>
        <tr>
            <td class="td_color1">AUTHENTICITE</td>
            <td class="td_color1">• Signature électronique</td>
        </tr>
        <tr>
            <td class="td_color2">CONFIDENTIALITE</td>
            <td class="td_color2">• Transferts sécurisés  • Gestion des habilitations</td>
        </tr>
        <tr>
            <td class="td_color1">SECURITE</td>
            <td class="td_color1">• Duplication et sauvegardes sur sites distants<br /> • Infrastructures sécurisées</td>
        </tr>
        <tr>
            <td class="td_color2">ACCESSIBILITE</td>
            <td class="td_color2">• Consultation en ligne via une interface sécurisée</td>
        </tr>
        <tr>
            <td class="td_color1">REVERSIBILITE /<br />INTEROPERABILITE</td>
            <td class="td_color1">• Formats et supports conformes aux standards FNTC</td>
        </tr>
    </tbody>
</table>