Documents électroniques : pourquoi et comment passer à l'archivage électronique ?

 

L'archivage des documents électroniques devient incontournable. Dans un environnement encore mal connu, comment y voir clair dans les normes existantes ? Quelle politique d'archivage électronique mener ? Comment mettre en place un système d'archivage électronique performant et pérenne, intégrant la problématique des documents dématérialisés puisque l'original papier porte la vocation probatoire ? LOCARCHIVES vous guide dans les méandres de l'archivage électronique afin que vous soyez en capacité de respecter vos obligations légales d'archivage tout en optimisant la gestion de vos documents. 



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du papier à l'électronique

 
Par "archives", nous entendons généralement  des documents au format papier.

Cependant l’essor du numérique modifie la donne et marque l’apparition de dossiers hybrides, comprenant à la fois des documents au format papier et d'autres au format électronique.

dematerialisation et archivage electronique

fleche3 Les archives électroniques deviennent inéluctables


Nous observons depuis quelques années une très nette explosion du volume de documents numériques.
Il peut s’agir:

Le fait qu'aujourd'hui certains de ces documents soient sensibles pour votre entreprise et qu'ils n'existent et circulent que sous forme numérique rend la problématique de l'archivage électronique incontournable.

Souvent confondu avec la GED (Gestion Electronique des Documents) ou la sauvegarde informatique, l’archivage électronique est un projet en tant que tel qui doit prendre en compte plusieurs questions :


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Encore flou il y a quelques années, l’environnement légal se structure afin d’intégrer le développement de l’électronique aux pratiques de la gestion d'archives. Ainsi la loi du 13 mars 2000 confère désormais au document électronique la même valeur qu’au document papier et la norme NF Z 42-013 (numérisation de documents à vocation probatoire et archivage électronique) fixe les règles à suivre pour maintenir cette valeur probatoire.

fleche  Cliquez ici pour en savoir plus sur les normes et réglementations en vigueur

fleche  Consultez notre panorama juridique de la dématérialisation des factures

fleche  Découvrez les bénéfices de la numérisation d'archives

fleche3 Archivage Electronique, Sauvegarde Informatique et GED : quelles différences ?


L’archivage électronique
s’inscrit dans une démarche sur la durée. Il sécurise les documents (par exemple dans un système d'archivage électronique adapté aux documents à vocation probatoire) et les données et rend la modification de ces archives électroniques impossible afin d’assurer leur conformité, et permet enfin leur exploitation au quotidien

La sauvegarde informatique consiste à dupliquer les données d’un système informatique à un instant T, afin de les sécuriser et de restaurer le système en cas de sinistre. Démarche de court terme, elle ne garantit pas de pouvoir ré-exploiter les données si l'environnement d'origine n'existe plus.

La GED (Gestion Electronique de Documents) permet d’acquérir, de classer et de stocker des documents électroniques vivants. Elle n’intègre ni leur valeur probante, ni leur cycle de vie, mais facilite leur exploitation et leur organisation via un système de workflows

fleche  Découvrez nos solutions de gestion de vos archives électroniques

 

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