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du papier à l'électronique
Par "archives", nous entendons généralement des documents au format papier.
Cependant l’essor du numérique modifie la donne et marque l’apparition de dossiers hybrides, comprenant à la fois des documents au format papier et d'autres au format électronique.
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 Les archives électroniques deviennent inéluctables
Nous observons depuis quelques années une très nette explosion du volume de documents numériques.
Il peut s’agir:
- de documents issus de la numérisation d’originaux papier,
- mais aussi de plus en plus de documents électroniques natifs (factures, bulletins de paye, e-mails…) .
Le fait qu'aujourd'hui certains de ces documents soient sensibles pour votre entreprise et qu'ils n'existent et circulent que sous forme numérique rend la problématique des archives électroniques incontournable.
Souvent confondu avec la GED (Gestion Electronique des Documents) ou la sauvegarde informatique, l’archivage électronique est un projet en tant que tel qui doit prendre en compte plusieurs questions :
- Quel original conserver ?
- Quel mode de traitement et de conservation choisir : hébergement simple ou à vocation probatoire ?
- Quelle durée d'archivage des documents ?
- Comment protéger vos documents sensibles ?
- Comment organiser la gestion de vos dossiers hybrides : archives papier et archives électroniques ?
- Comment assurer la complétude de vos dossiers ?
- Comment organiser les données d’indexation de vos documents ?
- Comment intégrer vos systèmes d’information en place ?
Encore flou il y a quelques années, l’environnement légal se structure afin d’intégrer le développement de l’électronique aux pratiques de la gestion d'archives. Ainsi la loi du 13 mars 2000 confère désormais au document électronique la même valeur qu’au document papier et la norme NF Z42-013 fixe les règles à suivre pour maintenir cette valeur probatoire.
 Cliquez ici pour en savoir plus sur les normes et réglementations en vigueur
Archivage Electronique, Sauvegarde Informatique et GED : quelles différences ?
L’archivage électronique s’inscrit dans une démarche sur la durée. Il sécurise les documents (par exemple dans un coffre-fort électronique) et les données et rend la modification de ces archives électroniques impossible afin d’assurer leur conformité, et permet enfin leur exploitation au quotidien
La sauvegarde informatique consiste à dupliquer les données d’un système informatique à un instant T, afin de les sécuriser et de restaurer le système en cas de sinistre. Démarche de court terme, elle ne garantit pas de pouvoir ré-exploiter les données si l'environnement d'origine n'existe plus.
La GED (Gestion Electronique de Documents) permet d’acquérir, de classer et de stocker des documents électroniques vivants. Elle n’intègre ni leur valeur probante, ni leur cycle de vie, mais facilite leur exploitation et leur organisation via un système de workflows
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