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COMMENT ARCHIVER ?
Votre entreprise doit archiver, c'est une nécessité et une obligation légale. Mais comment "bien archiver"?
Devant la complexité du contexte actuel, il est important d’appliquer certaines règles fondamentales pour assurer la mise en œuvre d’un système d’archivage performant.
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 De nombreuses interrogations
L’efficacité d’une solution d'archivage repose notamment sur la prise en compte des questions suivantes :
- Archiver des documents, certes, mais lesquels ?
- Sur quel support (papier ou électronique) ? Pendant combien de temps ?
- Comment archiver pour assurer la sécurité et la pérennité des documents ?
- Comment faciliter leur exploitation ? Pour quels utilisateurs ?
- Quelles sont les spécificités par service ou secteur d’activité ?
Méthodologie Records Management
Selon la méthodologie Records Management, une bonne gestion d'archives permet de répondre aux objectifs suivants :
- Identifier les documents clés pour l’entreprise
- Les pérenniser de façon adaptée en fonction du niveau de risque encouru
- Assurer leur gestion / exploitation tout au long de leur cycle de vie
Cette méthodologie repose sur une phase d’analyse préalable à la construction du futur système d’archivage :
- Etat des lieux de l’organisation documentaire en place : typologies de documents, supports, volumes, producteurs, utilisateurs, systèmes informatiques en place, logiciel archives…
- Définition des fonctions attendues : identification, indexation, conservation, communication, destruction…
- Prise en compte du contexte légal et normatif : normes métier, durées de conservation des documents…
 Cliquez-ici pour connaître les bonnes pratiques à respecter
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