Gestion et conservation de documents électroniques - LOCARCHIVES


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Numérisation

Notre solution « Numérisation » vous permet de préserver vos documents originaux patrimoniaux (copies de sauvegardes) ou de constituer une base partagée et consultable en ligne (copies de consultation).

Plus que la simple dématérialisation de vos documents, nous vous proposons un service totalement intégré à vos processus de gestion documentaire, tenant compte de vos processus internes et vos contraintes métier. Nos consultants spécialistes de la gestion documentaire vous conseillent sur la démarche la mieux appropriée : documents ciblés, métadonnées...

Bénéfices pour votre organisation

L’approche ciblée d'un expert de la gestion documentaire
Optimisation de vos processus (création de copies de consultation)
Préservation des originaux papiers sensibles ou patrimoniaux (création de copies de sauvegarde)
Une offre intégrée papier / électronique
Un haut niveau de fiabilité grâce à des contrôles qualité draconiens

Les étapes du processus Numérisation LOCARCHIVES

Réception de vos documents papier
Préparation documentaire et physique à la numérisation
Numérisation
Reconnaissance et indexation (RAD, LAD, OCR)
Contrôle qualité post-numérisation systématique par échantillonnage : qualité, lisibilité, données
Restitution des documents électroniques online ou offline
Reconditionnement des documents papier et restitution ou archivage

Chaque étape fait l’objet de contrôles qualité spécifiques afin de garantir la fiabilité du process dans son ensemble : intégrité du fonds en entrée, qualité de l’image, complétude des éléments numérisés…

Cas concrets

Maison d’édition
Numérisation des contrats d’auteur pour sécurisation des documents originaux et constitution de copies de consultation.
Prise en charge initiale et numérisation d’environ 30000 contrats, équivalent à 300 000 pages, et conservation des documents papier en environnement « sensible » dans des conteneurs métalliques cadenassés. Depuis nous réalisons une prise en charge annuelle d’environ 7000 contrats, et numérisons entre 50000 et 100000 pages.