Archivage papier

LOCARCHIVES met à votre disposition son expertise et ses moyens pour vous aider à trier, conditionner et indexer vos archives. Ces opérations préalables vous permettent de connaître précisément vos fonds d’archives. Notre système d’information permet de garantir une traçabilité exhaustive, au niveau d’information que vous souhaitez, et dans la plus stricte confidentialité grâce à l’utilisation de codes-barres non significatifs.

Nous enlevons, identifions et réceptionnons vos archives sur nos sites de conservation. Les conditionnements, modes de stockage et logiques de rangement sont déterminés en fonction de vos besoins, en particulier selon les probabilités de consultation ou d’intégration validées par vos équipes. Alors que les archives intermédiaires sont le plus souvent conservées en conteneurs, les dossiers vivants, à fort taux de consultation, sont gérés à l’unité – selon des logiques calquées sur votre propre organisation – et classés en rayonnages directement accessibles.

Toutes nos installations sont conçues pour vous assurer le meilleur niveau de sécurité. Pour en savoir plus sur les garanties de sécurité et de confidentialité de nos sites d'archivage...

Notre service de gestion en ligne, Saga Web, vous permet d’accéder à l’ensemble des informations relatives à vos fonds d’archives, de gérer ces derniers et d’émettre vos requêtes personnalisées : ordres de versement, demandes de consultation, liste des archives à détruire, archives sorties pour consultation… Grâce à Saga Web, vous maîtrisez les droits accordés à vos collaborateurs en fonction des opérations à réaliser pour chaque type de document.

Parce que vos archives doivent rester accessibles, nous les mettons à votre disposition selon le moyen le plus approprié : livraison dans vos locaux en fonction du délai préalablement défini, consultation sur nos sites, transmission par fax ou par e-mail après numérisation.

Pour garantir la qualité de vos fonds d’archives sur le long terme, nous réintégrons vos recherches et intégrons vos nouveaux documents dans les unités d’archives correspondantes.

Pour les archives non définitives, nous vous préconisons régulièrement d’identifier ce qui peut être éliminé, notamment en fonction des durées légales de conservation, et réalisons les opérations de destruction dans le strict respect de vos instructions.

Vous possédez probablement des documents de nature « sensible » : ils peuvent contenir des informations confidentielles ou de nature critique indispensables à la continuité de votre activité, ou sont difficilement reconstituables.

LOCARCHIVES a conçu des solutions dédiées à la gestion et la conservation de ces archives, qui renforcent la protection de vos informations et documents : locaux spécifiques bénéficiant de niveaux supplémentaires de sécurité, personnel dédié, dispositif de prise en charge spécialement étudié, conditionnements adaptés afin d’offrir une confidentialité optimale : enveloppes scellées, coffres dédiés et sécurisés…

Il est également possible de réaliser une copie de sauvegarde par duplication ou numérisation afin de limiter la circulation des documents originaux et de les pérenniser : vous accédez à l’information en ligne et en toute sécurité.

Parce ce que vous devez pouvoir accéder instantanément à certains de vos documents ou partager l’information entre plusieurs utilisateurs, LOCARCHIVES vous propose également, après analyse de votre fonds, de numériser les documents les plus consultés, qui seront ainsi disponibles directement en ligne tandis que les originaux papier seront conservés dans nos sites d’archivage sécurisés. En fonction de la typologie de votre fonds et de vos besoins, cette numérisation peut être réalisée :

• - lors de la prise en charge de vos documents : numérisation pour indexation (RAD, LAD…) et intégration dans une base images,
• - numérisation au fil de l’eau lors des demandes de consultation : cette dématérialisation progressive constitue un excellent moyen de constituer une base images de vos fonds au fur et à mesure de vos besoins et de répartir ainsi les coûts dans le temps.