Aujourd'hui, vous devez faire face à des enjeux importants
tels que : l'accroissement de la volumétrie des documents
produits ou reçus, la multiplication des supports, l'absence
de maîtrise et de traçabilité de l'information,
des coûts
de stockage et de gestion importants, des espaces de stockage
surchargés
et non sécurisés…
Parallèlement, vous devez aussi garantir le respect d'obligations
telles que :
la nécessité de préserver des éléments
de preuve dans des conditions appropriées et selon le délai de conservation légal,
le besoin d'accès rapide et facile à l'information, la protection de ces mêmes informations…
Pour garantir la pérennité, l'accessibilité
et la sécurisation de l'information pertinente tout en respectant
les contraintes légales, il est nécessaire de mettre
en
place une politique de gestion documentaire efficace. L’audit de votre organisation constitue une première étape indispensable.
Le terme organisation doit être défini comme une approche
globale de la gestion
de l'information : il faut prendre en
compte les documents dès leur création, jusqu'à
leur archivage et leur éventuelle destruction.
Ce type d'approche est défendu en particulier par la norme
ISO 15 489
sur le Records Management qui entend maîtriser le cycle de vie des documents, quel
que soit leur support. En captant les documents à la source vous
vous assurez une meilleure maîtrise de l'information
produite ou reçue
au sein de votre organisme .
Un processus de Records Management s'articule autour des 4 axes
suivants :
Les consultants LOCARCHIVES peuvent intervenir à toutes
les étapes
de ce processus en réalisant pour vous des
missions de conseil
en organisation et des formations, tout en vous garantissant
tout
au long
du projet un accompagnement au changement.
Une mission de conseil a pour objectif de vous aider dans l'identification
(analyse de l'existant, étude de besoins, identification
des objectifs) et l'amélioration de la gestion archivistique
et/ou documentaire de votre organisme (propositions de solutions et mise en œuvre de la solution choisie).
Pour atteindre ces objectifs nous nous appuyons sur :
Des programmes personnalisés
Toutes nos formations sont adaptées en fonction d'objectifs
définis avec vous, allant de l'action de sensibilisation
à des formations plus poussées visant à permettre à une ou plusieurs personnes de prendre en charge une fonction d'archiviste.
Les thèmes abordés :
- - Gestion
d'archives
- - Gestion
documentaire
- - Records
Management
- - Utilisation
d'un logiciel de gestion d'archives
> Découvrez concrètement comment LOCARCHIVES peut vous aider à
optimiser votre gestion documentaire.
Connaître LOCARCHIVES
une phase Etude de l’existant (audit) :
