Gestion et conservation de documents électroniques - LOCARCHIVES


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Archivage Electronique

Il est indispensable de préserver la valeur probatoire de vos documents électroniques tels que factures, bulletins de paye, documents bureautiques, e-mails…
Notre solution « Archivage Electronique » répond à vos besoins : vos documents électroniques sont intégrés et conservés dans notre coffre-fort numérique (S.A.E.). Ainsi pérennisés, ils sont accessibles en ligne à partir de notre interface de consultation ou de votre outil métier (ERP, GED), et pourront être détruits à l’issue de la durée légale de conservation.

herbergement de données électroniques

Bénéfices pour votre organisation

Maintien de la valeur probatoire de vos documents électroniques
Optimisation de vos processus
Intégration à vos systèmes métier / ERP (connecteurs SAP, Sage X3, Dynamics…)
Solution mutualisée sans investissement interne
Solution souple et adaptable à tous les formats et volumes ; facturation progressive

"Les plus" Archivage Electronique

Transfert sécurisé et suivi par accusé de réception
Traitement des documents : découpe, indexation, conversion…
Versement et conservation dans notre coffre fort électronique online ou offline
Identification d’un document à partir des métadonnées ou recherche full text
Visualisation d’un document en ligne et téléchargement, impression ou envoi par mail
Gestion du sort final après validation de votre part

Respect des principes fondamentaux de la norme NFZ 42-013

ENGAGEMENTS	MOYENS MIS EN OEUVRE
INTEGRITE	Empreinte Horodatage Traçabilité Journal des évènements
PERENNITE	Utilisation de formats et supports adaptés Contrôles d’exploitabilité Migrations de supports et de formats
AUTHENTICITE	Signature électronique
CONFIDENTIALITE	Transferts sécurisés Gestion des habilitations
SECURITE	Duplication et sauvegardes sur sites distants Infrastructures sécurisées
ACCESSIBILITE	Consultation en ligne via une interface sécurisée
REVERSIBILITE / INTEROPERABILITE	Formats et supports conformes aux standards FNTC

Cas concrets

Fabricant de produits métallurgiques
Conservation du double électronique de la facture client, dont l’original est émis au format papier.
Réception et conservation d’environ 100 000 factures par an (environ 3 Go), soit l’équivalent de 150 000 pages. Recherche et accès en ligne simple à partir des index tels que numéro de facture ou de commande, raison sociale, date…