Gestion et conservation de documents électroniques - LOCARCHIVES


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Solutions numériques: Numérisation / Hébergement / Archivage électronique

Votre entreprise gère de plus en plus de documents électroniques natifs ou issus de la numérisation : factures, fiches de paye, bons de livraison, documents bureautiques, fichiers images et son... Ces documents doivent être conservés dans des conditions permettant de maintenir leur valeur probante dans le temps.

Parallèlement, dans le cadre de votre activité quotidienne, vous devez pouvoir accéder à l’ensemble de ces documents et informations, voir les partager dans le cadre d’une structure décentralisée.

LOCARCHIVES propose un service de gestion et conservation de vos documents électroniques. LOCARCHIVES conserve et gère vos documents dans son Système d’Archivage Electronique conçu dans le respect des préconisations de la norme NF Z 42-013 et des principes fondamentaux de l’archivage électronique.

Numérisation de vos documents papier

LOCARCHIVES peut vous proposer un service de numérisation de vos documents papier en vue de leur intégration au sein de notre système d'archivage électronique.
Dans certains cas, si le client le souhaite, ces documents numérisés peuvent être utilisés comme copies de consultation alors que les originaux papiers sont conservés en archives sensibles.

Réception, traitement et versement de vos documents
électroniques

LOCARCHIVES réceptionne vos documents et métadonnées par l’intermédiaire d’une liaison sécurisée et vous adresse un accusé de conformité après contrôle de leur intégrité.

Préalablement à l’archivage, LOCARCHIVES vous propose des étapes de conversion vers des formats pérennes (PDF/A…), d’indexation et de signature électronique. Vos documents, ainsi préparés, sont versés dans notre Système d’Archivage Electronique.

En fonction de vos besoins en matière de consultation et du cycle de vie de vos documents électroniques, LOCARCHIVES conserve ces derniers dans son coffre-fort (en ligne) et/ou sur des supports non réinscriptibles (hors ligne), pour un archivage sécurisé.

Consultation de vos documents électroniques

Quelle que soit la solution de conservation retenue, vous accédez aux informations relatives à vos documents via notre service en ligne Saga Web ou directement via votre outil GEIDE (gestion électronique de documents). Selon votre plan de classement personnalisé, vos documents sont accessibles, en toute confidentialité, grâce à une gestion fine des habilitations.

LOCARCHIVES et le respect des principes fondamentaux de la norme
NF Z42-013 :

- authenticité : LOCARCHIVES vérifie la provenance de vos documents grâce au contrôle des certificats,
- intégrité : LOCARCHIVES contrôle les empreintes de vos documents afin de vérifier qu’ils n’aient pas été modifiés,
- traçabilité : l’ensemble des évènements associés à vos documents est enregistré dans un journal signé et conservé dans notre coffre-fort,
- sécurité : nos infrastructures informatiques sont redondées et étudiées pour assurer une continuité de service optimale,
- pérennité : LOCARCHIVES contrôle régulièrement vos supports de conservation, réalise éventuellement leur migration en cas de non lisibilité et peut assurer la conversion vers des formats pérennes,
- réversibilité : LOCARCHIVES vous restitue vos documents et métadonnées, sur demande, selon une structure vous assurant leur exploitabilité.

Pour visionner l’animation présentant notre offre Archivage Electronique, cliquez ici…

Solution d’archivage électronique