Des solutions d'archivage adaptées au service RH


LOCARCHIVES vous propose des solutions de dématérialisation  RH et de conservation des dossiers du personnel pour les services Ressources Humaines.

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Service rh



Confidentialité, sécurité, et accessibilité, sont les principaux enjeux auxquels doivent répondre les services Ressources Humaines en matière de gestion documentaire.

En charge de la gestion des forces vives de votre entreprise, les départements RH gèrent de nombreux documents extrêmement sensibles et confidentiels.

archivage rh

fleche3 Diversité de types de documents


Les services RH gèrent une grande variété de documents, aux risques et enjeux très variés.
Certains sont regroupés au sein des « dossiers RH », dossiers très hétérogènes regroupant tous les documents relatifs à la vie professionnelle des employés. Certains documents ont une dimension juridique et contractuelle alors que d’autres sont davantage conservés à titre d’information.
Enfin se pose la problématique de la conservation dans le temps : nombre de documents relatifs au personnel doivent être conservés de manière illimitée (en cas de demande de reconstitution de carrière par exemple).

Parmi les types de documents gérés par vos services RH :

  • Contrats de travail / avenants
  • Bulletins de paie
  • Avis d’arrêt de travail
  • Lettres de démission ou de licenciement
  • Courriers de transaction
  • Certificats de travail
  • Documents relatifs à la formation
  • Documents relatifs aux affaires médicales et accident de travail

demander un devis personnalisé

fleche3 Diversité de supports


Les services RH doivent bien souvent gérer des dossiers hybrides comprenant des documents papier et électroniques. Dans certains cas, ils pourront décider de dématérialiser certains processus (la paye par exemple) ou créer des copies de consultation ou de sauvegarde pour certaines pièces sensibles en optant pour la numérisation de documents.



fleche3 De nombreuses contraintes


Votre entreprise doit également faire face à de nombreuses contraintes légales en matière de documents RH. Ainsi, par exemple, outre la gestion courante du personnel, vous devez pouvoir accéder à vos documents RH dans le cadre :

  • de contrôles URSSAF
  • de litiges/contentieux avec l’employé (ou ses ayants droits)
  • de demandes de reconstitution de carrière

fleche3 Pour aller plus loin :


Livre blanc démat bulletin paye

Télécharger le livre blanc
  LIVRE BLANC : "Dématérialisation des bulletins de paye : Etes-vous prêts ?"
Ce livre blanc signé LOCARCHIVES aborde les points suivants :
  • Les attentes des services RH en matière de digital.
  • L'état des lieux de la réglementation, avec notamment la loi El Khomri qui autorise par défaut le bulletin électronique à partir du 01 janvier 2017.
  • Les bénéfices pour l'entreprise et les salariés.
  • La présentation de nos solutions sur mesures.



infographie démat paye   INFOGRAPHIE : "Feu vert pour la dématérialisation des bulletins de paye !"

A compter du 01 janvier 2017, la loi El Khomri autorise les entreprises à éditer leurs bulletins de paye au format numérique, sauf opposition expresse du salarié. Découvrez les bénéfices du passage au bulletin numérique pour votre entreprise et vos salariés, ainsi que les étapes clés pour un projet gagnant !



Découvrez aussi nos conseils pour optimiser l'archivage de vos dossiers du personnel et gagner en effficacité
Téléchargez la présentation "Enjeux et bénéfices de la dématérialisation : l'exemple des dossiers RH"



SOLUTION "DEMATERIALISATION DES BULLETINS DE PAYE"


Dès le 1er janvier 2017, les bulletins de paie pourront être fournis au format électronique par défaut, sauf si le salarié s'y refuse expressément. LOCARCHIVES vous propose une solution clé en mains pour dématérialiser vos bulletins, les mettre à disposition de vos salariés et les archiver de façon sécurisée et pérenne.

dematerialisation bulletins paye CopieLOCARCHIVES a notamment conçu une offre de dématérialisation de vos bulletins de paye :

  • Emission et traitement des bulletins de paye
  • Diffusion sécurisée multicanal
  • Archivage électronique à vocation probatoire

fleche  Cliquez ici pour en savoir plus



SOLUTION "DEMATERIALISATION DES DOSSIERS DU PERSONNEL"


Face à cette diversité d’enjeux, LOCARCHIVES vous apporte son expertise développée au sein de nombreux projets d’optimisation de processus RH, pour vous accompagner dans la mise en place de solutions répondant précisément à vos attentes.

vignette dossierrhLOCARCHIVES a notamment conçu une offre de numérisation de vos dossiers RH :

  • Analyse et traitement documentaire
  • Numérisation des dossiers
  • Hébergement en ligne
  • Archivage des dossiers originaux

fleche  Cliquez ici pour en savoir plus