Archivage de documents comptables


Solutions d'archivage pour vos documents comptables : archivage électronique des factures, dématérialisation fiscale et conservation des documents comptables : découvrez nos solutions de gestion documentaire pour votre service comptabilité.

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service comptabilité


La dématérialisation est en marche au sein des services financiers, notamment sur les factures clients et fournisseurs.

Optimisation, conformité, traçabilité et économies : autant de besoins clés.

Si les gains de productivité sont importants, il est nécessaire de choisir une solution offrant toutes les garanties de sécurité, conformité et pérennité.


archivage comptabilité

fleche3 La dématérialisation de factures : une source d'efficacité et d'économies importantes


Au-delà des contraintes légales propres au métier comptable, les services financiers sont en recherche constante d’optimisation de leur processus et de leurs coûts. La dématérialisation des factures entrantes et des factures sortantes, également appelée dématérialisation fiscale, est de plus en plus envisagée dans les entreprises.

82 % des Directeurs Administratifs et Financiers et 66% des Directeurs des Systèmes d’information considèrent la dématérialisation comme une priorité stratégique (livre blanc Ey & Dimo Gestion - Janvier 2014). La loi Macron du 21 février 2015 va certainement amplifier cette tendance en imposant aux entreprises la réception des factures au format électronique.

economie dematerialisation factures

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Les bénéfices de la dématérialisation des factures sont indéniables :

  • Economies sur les postes d'émission, d'affranchissement et de conservation des factures
  • Amélioration de la gestion des transactions et des documents, intégration dans vos systèmes d'information
  • Optimisation de la gestion du poste client et des délais de paiement
  • Maîtrise des risques juridiques en cas de contestation de la preuve
  • Conformité avec les exigences réglementaires, normatives et métiers   

Ces bénéfices sont partagés tant par les clients que les fournisseurs. L'existence de plusieurs modes de fonctionnement rend la dématérialisation accessible à tous les types d'entreprises, quels que soit la taille et le secteur d'activité de l'entreprise.

Mener un projet de dématérialisation fiscale implique de bien cerner les enjeux techniques, organisationnels et surtout légaux afin de mettre en œuvre une solution sécurisée, pérenne et conforme.


fleche3 Passage à la dématérialisation de factures : ce qu'il faut retenir


La dématérialisation des factures entrantes et sortantes est très réglementée. Voici 6 les points clés à respecter pour mettre en oeuvre une solution conforme :

  1. acceptation du destinataire obligatoire
  2. authenticité de la facture : identification de l'émetteur
  3. intégrité de la facture : son contenu n'a pas été modifié
  4. traçabilité et preuve de réception
  5. lisibilité en clair de la facture en cas de contrôle par un tiers
  6. archivage à vocation probatoire de la facture originale électronique
Lancer un projet de dématérialisation n'entraîne pas la suppression de 100% des factures papier à court terme. La bascule vers le numérique se fait par étapes, au fur et à mesure de l'adhésion de chacun des partenaires. Celà implique de pouvoir traiter l'ensemble des flux, papier et numériques, afin de répondre aux besoins de tous les partenaires.

Pour connaître les principaux textes s'appliquant à la dématérialisation fiscale, consultez notre panorama juridique de la dématérialisation des factures

fleche3 Des solutions adaptées à tous vos besoins


 

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Dématérialisation des factures clients

Une solution adaptée pour toutes vos factures sortantes, avec ou sans signature

fleche Découvrez la solution "dématérialisation des factures clients"

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Dématérialisation des factures fournisseurs

Une solution complète adaptée pour toutes vos factures entrantes, qu'il s'agisse de fournisseurs occasionnels et récurrents

fleche Découvrez la solution "dématérialisation des factures fournisseurs"

archivage double electronique facture

Doubles électroniques des factures clients

Une solution mixte papier / numérique avec tous les bénéfices de la dématérialisation lorsque vos clients n'acceptent pas les factures électroniques

fleche Découvrez la solution "doubles électroniques des factures clients"

archivage physique documents comptable

Archivage physique des originaux comptables papier

Une solution d'archivage qui allie sécurité, pérennité et accès à vos documents en cas de besoin

fleche Découvrez la solution "archivage physique des documents comptables"

fleche3 Archivage des documents comptables et durées de conservation


L'archivage des documents comptables est soumis à des durées légales de conservation. En voici quelques exemples :

Documents Délai légal de conservation
Textes de référence
Livres
Registres comptables

10 ans (à partir de la date de fin
de l'exercice comptable)
Article L123-22 Code du Commerce
Factures clients
Factures fournisseurs
10 ans
(à partir de la date d'émission)
Article L123-22 Code du Commerce
Documents justificatifs
du paiement des impôts
10 ans
(à partir de la date d'établissement)
Articles L 102 b, L169, L 169 A et L 176 Livre des Procédures Fiscales

Ces délais légaux s’appliquent de la même façon à tous les documents quel que soit leur format, papier ou numérique.

Pendant toute cette durée, le document original doit être disponible rapidement afin de pouvoir être produits à titre de preuve en cas de contrôle fiscal ou de litige avec un partenaire commercial. Cela s’applique également aux documents justificatifs permettant de reconstituer la piste d’audit. 

Ainsi pour les factures par exemple :

Solutions de facturation Original
transmis au client
Original
archivé par vos soins
Papier Papier Papier
Mixte Papier Double électronique
Dématérialisation fiscale Electronique Electronique

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