Archivage des dossiers médicaux

Découvrez nos solutions conçues tout spécialement pour le secteur de la santé : hôpitaux, cliniques... L'archivage des dossiers médicaux est soumis à des contraintes strictes à la fois terme de sécurité, de confidentialité et de disponibilité. L'archivage externalisé de ces dossiers médicaux répond à ces enjeux : environnement de conservation sécurisé, gestion fine des habilitations permettant l'accès aux données et documents, gestion de l'ensemble des documents composant un dossier médical quel qu'en soit le support : papier, numérique, radio... Agréée pour la conservation et la gestion des archives publiques, LOCARCHIVES est habilitée à conserver des données de santé à caractère personnel sur support physique.

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santé


La gestion de l'information médicale joue un rôle central pour les établissements de santé.

Comment concilier de très hauts niveaux d'exigence en matière de confidentialité, de disponibilité et de pérennité ?

L'externalisation auprès d'un tiers archiveur agréé est un gage d'optimisation et d'économies tout en offrant les conditions optimales de sécurité.

archives sante

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LOCARCHIVES est agréée "Hebergeur de Données de Santé à caractère personnel"


Avec ce nouvel agrément, LOCARCHIVES est le seul acteur en France à prendre en charge tous les besoins d'archivage des établissements de santé, privés comme publics.  

Consulter la publication officielle sur le site esante.gouv.fr


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Téléchargez votre livre blanc "Archives de santé : réglementation et bonnes pratiques"

LOCARCHIVES vous propose de faire le point sur les bonnes pratiques pour les archives de santé :
  • panorama du cadre légal des archives et données personnelles de santé
  • définition du périmètre des archives de santé
  • quels agréments et certifications exiger pour externaliser les dossiers médicaux et les données personnelles de santé
  • 12 bonnes pratiques pour réussir son externalisation

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fleche3 Enjeux et contexte réglementaire des dossiers médicaux


La transition numérique est à l'oeuvre depuis plusieurs années dans les établissements de santé.

Hôpitaux, cliniques, cabinets médicaux, laboratoires d'analyse... gèrent et conservent en effet des dossiers patients "hybrides", composés de documents à la fois papier et numériques, ce qui impacte directement les pratiques de gestion et d'archivage. Cette gestion est complexifiée par la présence de données de santé à caractère personnel, dont la confidentialité doit absolument être préservée. L'archivage et la gestion des dossiers médicaux répond à 3 impératifs principaux :


Comment disposer de dossiers médicaux fiables et les pérenniser à très long terme ?

Pouvoir disposer d'un dossier complet et intègre est indispensable pour assurer une bonne pratique de soins. De plus, les établissement de santé doivent pouvoir produire un dossier en cas de contentieux afin de couvrir leurs risques juridiques, et ce parfois de nombreuses années après une hospitalisation. A titre d'information, les durées de conservation légales sont de :

  • 20 ans minimum à compter du dernier passage dans l'établissement pour les établissements publics et privés
  • 10 ans à compter de la stabilisation de la santé du patient / consolidation du dommage pour les praticiens libéraux


Comment assurer leur disponibilité en cas de besoin ?

  • les professionnels de santé ont besoin d'accéder rapidement aux dossiers dans le cadre de leur pratique de soins
  • les patients peuvent demander la communication de leur dossier : sous 8 jours pour les dossiers récents,  et sous 2 mois pour les dossiers anciens


Comment préserver la confidentialité des documents et des données à caractère personnel dans le cadre du secret médical ?

Les données de santé à caractère personnel sont considérées comme des données sensibles et font l'objet d'une protection renforcée par de nombreux textes : loi Informatique et Liberté, Code de la Santé Publique, CNIL...
"Constitue une donnée à caractère personnel toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un numéro d'identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres..." (loi Informatique et Liberté, article 2).

Le numérique complexifie la préservation de la confidentialité de ces données qui peuvent être enregistrées dans plusieurs dispositifs :

  • le dossier patient ou ses métadonnées de description (nom, numéro de sécurité sociale...)
  • les systèmes d'exploitation des archives (index, métadonnées dans l'instrument de recherche)
  • les systèmes de sauvegarde de l'établissement de santé
perimetre archives de sante


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fleche3 Externalisation des archives de santé : quelles certifications et agréments exiger ?


L'externalisation des archives médicales est encadrée par de nombreux agréments, qui visent à offrir un niveau de confidentialité identique à celui assuré par les professionnels de santé dans leurs établissements.

certifications archives santé

 

A retenir pour choisir votre prestataire en toute conformité


Vous êtes un établissement public ?
L'agrément du SIAF est obligatoire pour l'externalisation de vos dossiers patients,  et ce quel que soit leur format : papier et/ou numérique.

Vous détenez des données de santé à caractère personnel au format numérique ? L'agrément ASIP Santé est indispensable.

Dans tous les autres cas où aucun agrément n'est exigé, privilégiez les tiers archiveurs certifiés NF Z 40-350 et NF Z 42-013, gage de qualité et de confiance.




fleche3 Notre solution de gestion des dossiers médicaux


Forte de son expérience auprès de nombreux organismes de santé, publics ou privés, LOCARCHIVES vous accompagne dans la mise en oeuvre de votre solution de gestion des dossiers médicaux, autour de 3 axes : partage, pérennisation et optimisation :
  • Gestion collaborative du dossier patient
  • Numérisation
  • Archivage physique et numérique
  • Transfert sécurisé de documents
  • Conseil et accompagnement
  • Gestion et conservation de vos sauvegardes informatiques
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