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solution dossiers rh
La gestion des dossiers du personnel est au coeur des processus Ressources Humaines.
Certains documents revêtent un caractère contractuel ou nécessitent une conservation sur une très longue durée, d'autres font l'objet de consultations fréquentes.
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Vous souhaitez préserver vos dossiers du personnel tout en offrant un accès rapide et partagé à vos documents ?
LOCARCHIVES vous propose une solution globale répondant à vos besoins d'exploitation quotidienne et intégrant vos contraintes et enjeux.
 Vos besoins et enjeux
Souvent hétérogènes et peu structurés, vos dossiers RH sont généralement constitués de nombreuses typologies documentaires (Recrutement, Contrat de travail, Période d'essai, Evaluation, Congés et absences, Formation, Rémunération, Maladies, Départ...). Les enjeux liés peuvent être importants:
- obligations légales de conservation des pièces à caractère contractuel
- besoin de consultations fréquentes (gestion courante, contrôles URSSAF, reconstitution de carrière)
Cette situation plaide en faveur d'une solution globale de dématérialisation, afin d'assurer la sécurité et la confidentialité de ces documents, et de faciliter leur consultation.
Notre solution Dématérialisation des dossiers RH
Composantes de la solution "Dématérialisation des Dossiers RH"
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ANALYSE DOCUMENTAIRE DE VOS DOSSIERS DU PERSONNEL
- Identification des documents clés à numériser
- Analyse réalisée par nos consultants / archivistes techniciens
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NUMERISATION DE VOS DOCUMENTS RH
- Préparation documentaire et physique
- Numérisation, reconnaissance et indexation (RAD, LAD, OCR)
- Contrôle qualité
- Intégration dans notre Système d'Archivage Electronique (SAE)
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HEBERGEMENT SECURISE DE VOS DOCUMENTS ELECTRONIQUES
Conservation des copies numériques avec respect optimal de :
- Pérennité : contrôles, migrations de supports et de formats
- Sécurité : infrastructures sécurisées, duplications sur sites distants
- Confidentialité : transfert sécurisés, gestion des habilitations
- Accessibilité : consultation en ligne à partir des métadonnées
(nom / prénom du salarié, dates d'entrée ou de sortie...)
Possibilité d'archivage de vos documents RH électroniques natifs
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ARCHIVAGE DE VOS DOSSIERS RH ORIGINAUX PAPIER
- Reconditionnement des documents
- Conservation en environnement "sensible" dédié et ultra sécurisé
- Restitution des originaux physiques dans la 1/2 journée
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Bénéfices de la dématérialisation pour votre organisation
- Sécurisation de vos dossiers
Limitation de la circulation des originaux physiques
Accès aux copies numériques tracés et gérés par des habilitations utilisateurs...
- Optimisation de vos processus RH
Accès en ligne aux documents, de façon simple, rapide et partagée
- Maîtrise de vos coûts grâce à une démarche documentaire ciblée
Structuration des dossiers, diminution des consultations des originaux papier...
- Confiance en un Système d'Archivage Electronique labellisé FNTC-TA.
Dématérialisation : quels documents RH cibler ?
La numérisation se justifie particulièrement sur les documents du personnel suivants, qui présentent une forte dimension contractuelle ou sont fréquemment consultés :
- Contrat de travail et avenants
- Fiche de suivi de période d'essai
- Avis d'arrêts de travail
- Lettres de démission, licenciement...
- Courriers de transaction et accusés de réception
- Certificat de travail, reçu pour solde de tout compte
Ce que dit la loi en matière de documents RH et de dématérialisation
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Sociétés privées :
Les documents RH sont soumis au régime de prescription civile de droit commun (Article 2224 du Code Civil) qui fixe les durées de conservation suivantes :
- 30 ans à compter du départ du salarié (documents émis avant le 18 juin 2008)
- 5 ans à compter du départ du salarié (documents émis après le 18 juin 2008)
Afin de satisfaire à leurs contraintes métier (contrôles URSSAF, litiges avec le salarié, demandes de reconstitution de carrière...), les entreprises sont amenées le plus souvent à archiver leurs dossiers RH sur une durée illimitée.
Organismes de droit public :
Les documents RH doivent être conservés 90 ans à compter de la naissance du salarié (bulletin officiel des services du Premier Ministre 93/4 du 19 janvier 1994).
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Cas concret
Maison d'édition
Soumise à pénalités suite à plusieurs contrôles URSSAF, et dans l'impossibilité de répondre à certaines demandes d'informations pour reconstitution de carrière, cette société a choisi de mettre en place une approche Records Management afin d'optimiser ses processus RH et de maîtriser les risques liés à la perte de documents.
De nouvelles règles de gestion, mises en place au 01 janvier 2010, permettent de structurer les nouveaux dossiers. Les pièces maîtresses de chaque dossier sont désormais numérisées et accessibles en ligne à partir des métadonnées. Le fonds antérieur a également été numérisé afin de disposer d'une base complète.
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