Des solutions d'archivage adaptées au service RH

service rh Confidentialité, sécurité, et accessibilité, sont les principaux enjeux auxquels doivent répondre les services Ressources Humaines en matière de gestion documentaire. En charge de la gestion des forces vives de votre entreprise, les départements RH gèrent de nombreux documents extrêmement sensibles et confidentiels.

Diversité de types de documents

Les services RH gèrent une grande variété de documents, aux risques et enjeux très variés.
Certains sont regroupés au sein des « dossiers RH », dossiers très hétérogènes regroupant tous les documents relatifs à la vie professionnelle des employés. Certains documents ont une dimension juridique et contractuelle alors que d’autres sont d’avantage conservés à titre d’information.
Enfin se pose la problématique de la conservation dans le temps : nombre de documents relatifs au personnel doivent être conservés de manière illimitée (en cas de demande de reconstitution de carrière par exemple).

Parmi les types de documents gérés par vos services RH :

• Contrats de travail / avenants
• Bulletins de paie
• Avis d’arrêt de travail
• Lettres de démission ou de licenciement
• Courriers de transaction
• Certificats de travail
• Documents relatifs à la formation
• Documents relatifs aux affaires médicales et accident de travail
• …

Diversité de supports

Les services RH doivent bien souvent gérer des dossiers hybrides comprenant des documents papier et électroniques. Dans certains cas, ils pourront décider de dématérialiser certains processus (la paye par exemple) ou créer des copies de consultation ou de sauvegarde pour certaines pièces sensibles.

De nombreuses contraintes

Votre entreprise doit également faire face à de nombreuses contraintes légales en matière de documents RH. Ainsi, par exemple, outre la gestion courante du personnel, vous devez pouvoir accéder à vos documents RH dans le cadre :

• de contrôles URSSAF
• de litiges/contentieux avec l’employé (ou ses ayants droits)
• de demandes de reconstitution de carrière