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DEXTO Archives Internes


Vous souhaitez optimiser et sécuriser la gestion de vos dossiers et archives conservés dans vos salles d'archives. 

DEXTO Archives Internes est fait pour vous ! Simple d'utilisation et disponible en mode SaaS, il est accessible à tous vos utilisateurs pour une efficacité optimale.

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fleche3 DEXTO Archives Internes : du nouveau sur la planète DEXTO !


DEXTO Archives Internes a été spécialement conçu pour répondre à vos besoins d'efficacité et de sécurité dans la gestion de vos propres salles d'archives et de vos dossiers conservés dans les armoires de bureaux.

Totalement intégré au portail DEXTO, DEXTO Archives Internes allie la puissance et la sécurité d'un outil professionnel à une grande simplicité d'utilisation.

Disponible en mode SaaS, DEXTO Archives Internes est facile à mettre en oeuvre sans installation matérielle et logicielle. La maintenance et les évolutions sont assurées par Locarchives.
Vous administrez l'outil en toute autonomie, sans limite au nombre d'utilisateurs et d'articles gérés dans la base.


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bandeau dexto archives internes


fleche3 Un outil professionnel pour gérer tous vos documents et archives

  • Organiser la gestion documentaire et logistique de vos documents et archives
  • Gérer leur cycle de vie
  • Constituer une base de données centralisée pour sécuriser vos inventaires
  • Piloter la confidentialité par une gestion fine des utilisateurs et de leurs droits d'accès
  • Faciliter la gestion et le suivi de vos archives et documents : depuis leur création, le pré-archivage et l'archivage... jusqu'aux demandes de consultation, réintégrations, transferts de salles d'archives et d'utilisateurs
  • Disposer des outils nécessaires au suivi de votre activité archives
  • Externaliser simplement, le cas échéant, vos archives dans DEXTO Espace Physique
  • Harmoniser la gestion de toutes vos archives, internes et externalisées, dans le portail DEXTO

fleche3 Un outil puissant adapté à tous les utilisateurs, dans toutes les configurations


Parce que tous vos utilisateurs ne sont pas des archivistes, DEXTO Archives Internes allie une grande richesse de fonctionnalités à une ergonomie spécialement étudiée pour être accessible à tous les profils, sans formation lourde.

DEXTO Archives Internes peut ainsi être déployé dans tous les services de l'entreprise, quelle que soit votre organisation :

  • Gestion centralisée auprès d'un responsable des archives
  • Mode collaboratif pour un partage des tâches entre vos collaborateurs et le responsable des archives
  • Mode libre-service pour une totale autonomie des utilisateurs
DEXTO Archives Internes permet de gérer les documents de toutes natures :
  • documents, collections de magazines, livres ou objets...
  • peu mouvementés ou fortement consultés
  • conservation en dossiers, boîtes d'archives, classeurs ou cartons, dans des salles d'archives dédiées ou des armoires de bureaux

fleche3 Zoom sur les fonctionnalités


Paramétrage et administration

Outils de gestion documentaire

  • Plan de classement personnalisé jusqu'à 5 niveaux
  • Règles de description jusqu'à 15 champs multicritères
  • Règles de conservation
  • Sort final : destruction / externalisation
Droits d'accès et habilitations
  • Création des accès utilisateurs
  • Attribution des habilitations : types de documents et opérations

Verser
  • Description structurée et personnalisée des articles
  • Préarchivage et archivage
Consulter
  • Recherche simple d'un document en mode full text
  • Gestion des demandes de consultation
  • Restitution physique ou numérique
  • Transfert de documents à un autre utilisateur
  • Gestion des réintégrations

Gérer les salles d'archives
  • Description des salles d'archives
  • Attribution des emplacements
  • Gestion des transferts de salles
  • Gestion des tomes
  • Edition d'étiquettes codes-barres
  • Impression des fiches articles, fantômes...
Conservation dans des datacenters sécurisés et redondés

Gérer : inventaires, états de stock, liste des ordres

Disponible en anglais, espagnol et néerlandais



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