Dématérialisation des processus : passez au document électronique !

 

Dématérialisation de factures, démat RH... la dématérialisation des processus contribue largement à votre efficacité et permet d'optimiser vos coûts.

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dématerialisation de processus



Efficacité, traçabilité, économies... dématérialiser vos flux documentaires offre de nombreux bénéfices.

LOCARCHIVES vous propose une démarche totalement intégrée et sécurisée de dématérialisation et d'archivage.

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 felche vert3 Les bénéfices de la dématérialisation des processus


Vous devez gérer toujours plus de documents numériques. La mise en oeuvre d'une politique de dématérialisation de vos flux, entrants et sortants, est génératrice de nombreux bénéfices :

  • Optimisez et fiabilisez vos processus
    • Gagnez en efficacité et en rapidité en améliorant l'accès à vos documents
    • Facilitez leur partage et leur diffusion dans des conditions sécurisées
    • Fluidifiez vos échanges internes/externes, améliorez les délais de traitement grâce à l'automatisation des tâches récurrentes de saisie, de contrôle et de validation
    • Fiabilisez vos transactions et améliorez la traçabilité de vos opérations : envoi, réception, accès...
  • Réduisez vos coûts
    • Améliorez le rendement de vos processus
    • Rationnalisez votre organisation et recentrez-vous sur les tâches à valeur ajoutée
    • Faites des économies en maîtrisant vos frais de gestion (affranchissements...)


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felche vert3 Une plateforme de dématérialisation à vocation légale et probatoire pour tous vos flux


LOCARCHIVES vous propose une solution totalement intégrée, sécurisée et traitant toutes les étapes de la chaîne de dématérialisation, de l'émission des documents à leur archivage, en intégrant leur diffusion multicanal.

Parce que 100% de vos clients et de vos fournisseurs ne sont pas encore passés au tout numérique, la mise en place d'une politique de dématérialisation doit prendre en compte les différents supports, papier et électronique, pour répondre à tous vos besoins.
  • Emission et traitement des documents
    • Intégrité et gestion de la preuve : dispositif d'horodatage, signature...
    • Traçabilité : accusé de réception...
    • Pérennité : utilisation de formats normalisés PDF/A, XML ou EDI
    • Sécurité : connexion https://
  • Diffusion multicanal des documents
    • Transfert sécurisé selon le mode choisi par votre interlocuteur, électronique ou physique
  • Archivage numérique à vocation probatoire
    • Sécurité : datacenters propriétaires, localisés et redondés en France
    • Disponibilité : référentiel d'archivage, serveurs cloisonnés
    • Confidentialité : contrôle des habilitations des utilisateurs
    • Intégrité : gestion de la preuve et journalisation
    • Pérennité : migration des stockages et des supports
Notre plateforme de dématérialisation peut traiter l'ensemble de vos flux documentaires, entrants et sortants, et être connectée à une solution de gestion électronique des documents :

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felche vert3 L'archivage des documents numériques... la suite logique de la dématérialisation des processus


Les documents générés nativement au format électronique ont la même valeur que leurs homologues papiers depuis la loi du 13 mars 2000. Sous certaines conditions (mise en oeuvre des dispositifs maintenant leur intégrité...) il s'agit de documents originaux, susceptibles d'être produits devant un tribunal en cas de contentieux... Vous devez donc les archiver dans des conditions offrant le maintien de leur vocation probatoire pendant toute leur durée de vie.

Par exemple, pour qu'une facture soit considérée comme une facture électronique, elle doit être non seulement émise, mais aussi reçue sous format électronique (courrier électronique ou transmission d'un lien sécurisé sur un portail internet). Celà implique que les systèmes de l'émetteur (fournisseur) et du récepteur (client) soient compatibles et que la preuve de sa réception puisse être apportée.

Pour en savoir plus sur le contexte législatif consultez notre panorama juridique de la dématérialisation des factures


EDC, notre plateforme de dématérialisation à vocation légale et probatoire


Fruit du partenariat entre LOCARCHIVES et DPii, la plateforme EDC (pour Envoi de Documents Cryptés) combine leurs expertises complémentaires, qu'attestent leurs certifications : ISO 9001, NF Z 42-013...

Elle permet à votre entreprise de gérer l'ensemble de ses flux de dématérialisation (émission, traitement, diffusion) et lui garantit leur archivage dans un Système d'Archivage Electronique à vocation probatoire.
 

plateforme de dématérialisation EDC


felche vert3 Dématérialisation des processus : LOCARCHIVES vous accompagne dans la mise en oeuvre de votre projet




vignette assistance

Accompagnement / Assistance Maîtrise d’Ouvrage

Mettre en oeuvre une stratégie de dématérialisation efficace doit s'intégrer dans une réflexion globale : quels processus cibler ? Avec quels objectifs ? Comment répondre aux enjeux de sécurité et de pérennité ? Comment accompagner le changement auprès des utilisateurs ?
Nos consultants et ingénieurs vous accompagnent dans chaque phase de votre projet de dématérialisation, que celui-ci s’intègre à un plan de refonte de vos systèmes d’informations, qu'il concerne un processus bien précis ou une démarche plus globale.

fleche En savoir plus sur nos prestations d'AMOA

formation dematerialisation des processus

Formations dématérialisation et gestion électronique des documents

Vous souhaitez renforcer vos connaissances en matière de dématérialisation des processus ? Nos formations répondent aux questions que vous vous posez afin de mener un projet de dématérialisation et de gestion électronique des documents : panorama normatif de la dématérialisation, ciblage des documents à dématérialiser, méthodologie de projet...

fleche  Dématérialisation      fleche  Gestion Electronique des Document

 

dématérialisation processus

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