Dématérialisation et numérisation : quel intérêt pour votre organisation ?

Dématérialisation / numérisation : définitions 

Spécialise en gestion d'archives et en solutions de dématérialisation des documents / dématérialisation des processus, LOCARCHIVES vous propose son expertise en matière de numérisation documentaire. L'entreprise est propriétaire de ses centres de numérisation

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dematerialiation

dématérialisation


Optimisation de vos processus, maîtrise de vos coûts, protection de votre patrimoine…

Plus qu’un simple terme devenu « à la mode », la dématérialisation constitue un véritable élément de réponse à de nombreux enjeux importants pour votre entreprise.


La dématérialisation peut se définir comme l’opération visant à ce que les documents gérés aujourd’hui sous forme papier le soient demain sous forme électronique, ceci par le biais d’une opération de numérisation des documents ou par la révision des processus de production et de gestion de l’information. (1)

Si elle s’accompagne de nombreux bénéfices potentiels, la mise en place d’une politique de dématérialisation dans votre entreprise ne doit cependant pas être systématique. Il est inutile de numériser tous les documents, le choix doit être ciblé et reposer sur une analyse préalable de vos besoins et enjeux dans une optique Records Management.
  • Quels documents dématérialiser ?
  • Dans quel but ?
  • De quelle façon ? (numérisation en interne ou externalisée, numérisation sur site...)
  • Qu’est ce que cela implique en matière de gestion d'archives ? (utilisation, protection, conservation de vos documents dématérialisés...
Découvrez comment mettre en place une numérisation raisonnée, vecteur d'efficacité et d'économie pour votre organisation.


felche vert3 Dématérialisation : les différents enjeux


La dématérialisation répond à deux grandes catégories d’enjeux :

  • L’optimisation de vos processus
    Disposer de vos documents au format électronique après numérisation peut contribuer à améliorer vos processus, gagner en efficacité tout en maîtrisant vos coûts d'archivage papier. La dématérialisation apporte notamment de nouvelles facilités en matière d’accès, de partage, de traçabilité et de suivi des informations.

  • La sécurisation de vos documents
    La dématérialisation peut s’inscrire dans une politique de protection et de pérennisation des originaux de vos documents papier importants (documents sensibles, engageants, patrimoniaux…)


felche vert3 Trois types de dématérialisation


Pour répondre à ces différents enjeux, LOCARCHIVES vous propose trois types de prestations :

dematerialisation documents

Numérisation de documents
Numérisation de dizaine de milliers de pages, d'ouvrages patrimoniaux, numérisation dans vos locaux ou selon un processus certifié NF Z 42-013... nous vous accompagnons dans votre réflexion en matière de numérisation et mettons en oeuvre la solution adaptée à vos besoins.

fleche Toutes nos prestations de numérisation

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Dématérialisation des processus
Factures clients et fournisseurs, contrats, documents rh... notre plateforme de dématérialisation sécurisée permet de traiter, de manière intégrée, l'ensemble de vos flux entrants et sortants ainsi que leur archivage à vocation probatoire.

fleche Découvrez notre plateforme de dématérialisation à vocation légale et probatoire

gestion electronique documents

Gestion électronique des documents
A l’heure de la dématérialisation, de l’automatisation des processus et du travail collaboratif... Nous vous proposons une solution totalement intégrée à vos systèmes d’information, pour plus de fluidité et d’efficacité dans la gestion de vos dossiers au quotidien.

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(1) Définition extraite du Nouveau Glossaire de l’Archivage, Marie-Anne Chabin