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dématérialisation
Optimisation de vos processus, maîtrise de vos coûts, protection de votre patrimoine…
Plus qu’un simple terme devenu « à la mode », la dématérialisation constitue un véritable élément de réponse à de nombreux enjeux importants pour votre entreprise.
La dématérialisation peut se définir comme l’opération visant à ce que les documents gérés aujourd’hui sous forme papier le soient demain sous forme électronique, ceci par le biais d’une opération de numérisation des documents ou par la révision des processus de production et de gestion de l’information. (1)
Si elle s’accompagne de nombreux bénéfices potentiels, la mise en place d’une politique de dématérialisation dans votre entreprise ne doit cependant pas être systématique, mais doit reposer sur une analyse préalable de vos besoins et enjeux dans une optique Records Management.
- Quels documents dématérialiser ?
- Dans quel but ?
- De quelle façon ? (numérisation en interne ou externalisée...)
- Qu’est ce que cela impliqueen matière de gestion d'archives ? (utilisation, protection, conservation de vos documents dématérialisés...)
 Différents enjeux
La dématérialisation répond à deux grandes catégories d’enjeux :
- L’optimisation de vos processus
Disposer de vos documents au format électronique après numérisation peut contribuer à améliorer vos processus, gagner en efficacité tout en maîtrisant vos coûts d'archivage papier. La dématérialisation apporte notamment de nouvelles facilités en matière d’accès, de partage, de traçabilité et de suivi des informations.
- La sécurisation de vos documents
La dématérialisation peut s’inscrire dans une politique de protection et de pérennisation des originaux de vos documents papier importants (documents sensibles, engageants, patrimoniaux…)
Deux types de dématérialisation
Pour répondre à ces différents enjeux, LOCARCHIVES vous propose deux types de prestations :
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Dématérialisation de vos documents
Forts de notre expertise en matière de « numérisation documentaire », nous produisons au sein de nos centres de numérisation les copies de sauvegarde ou de consultation de vos documents papier.
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Dématérialisation de vos processus
Nos équipes de consultants vous accompagnent dans la mise en place de politiques de dématérialisation de certains de vos processus : dématérialisation fiscale, bulletins de paie...
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(1) Définition extraite du Nouveau Glossaire de l’Archivage, Marie-Anne Chabin
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