Records Management

Découvrez l'approche records management proposée par Locarchives : maîtrise de votre gestion documentaire, du cycle de vie des documents, numérisation à vocation probatoire... Le records management est régi par la norme iso 15489.

 

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Méthodologie Records Management



Dans un environnement complexe et compétitif, une bonne gestion documentaire contribue directement à améliorer votre efficacité et maîtriser vos coûts et vos risques.

LOCARCHIVES vous propose une démarche d'organisation et de gestion de vos documents basée sur les principes du Records Management.

records management

 
fleche3 Records Management et cycle de vie du document


Explosion des volumes de documents à gérer, coexistence des supports papier et numériques : cette inflation documentaire, combinée avec le poids croissant des lois et normes françaises et internationales, fait de la maîtrise de l'information un enjeu majeur et donne toute sa dimension au Records Management. 

Au-delà des pratiques traditionnelles d'archivage, souvent réduites aux problématiques de conservation, l'approche Records Management, régie par la norme ISO 15489, consiste à :  

  • Identifier les Records, documents clés engageants pour l’entreprise, quels que soient leur forme et leur support
  • Les gérer tout au long de leur cycle de vie afin de les protéger et de les rendre accessibles dans le temps

L'absence d'identification de ces documents, d'une bonne politique de conservation et d'accès à l'information, sont autant de facteurs de risques et de coûts pour l'entreprise. C'est pourquoi il est important de mener cette réflexion en amont, sans attendre la survenue d'un sinistre ou d'un contentieux.  
 
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felche_rose3 Une approche à valeur ajoutée


Une politique de Records Management contribue à la performance de l'entreprise, à la maîtrise de ses risques (sécurité, traçabilité et conformité) et à l'optimisation de son organisation : gain de temps dans la recherche de vos documents et le partage de l'information, rationalisation des espaces de stockage, optimisation de l'archivage papier et numérique...

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felche_rose3 Comment mettre en oeuvre une démarche Records Management ?

Une stratégie Records Management peut s'avérer complexe à mettre en place. Elle doit prendre en compte plusieurs facteurs : humains, techniques, économiques et organisationnels, et nécessite l'implication des décideurs et de tous les métiers concernés par le traitement des documents de l'entreprise : responsables opérationnels, qualité, archives, DSI...

Une bonne approche pourra se construire autour de 3 grandes étapes :

  • Un état des lieux détaillé, intégrant identification et cartographie des documents sensibles et des risques associés
  • La création du référentiel documentaire, qui intègre la politique d'archivage et la stratégie de mise en oeuvre afin de répondre aux objectifs de conformité et d'efficacité
  • La phase opérationnelle de traitement des documents et des archives : identification, tri, numérisation... 

A l'issue de la démarche, l'entreprise dispose de l'ensemble des outils indispensable à la mise en oeuvre et au pilotage d'une infrastructure centralisée : les documents importants sont cartographiés, et les procédures d'accès, d'organisation, de classement sont définies.

felche_rose3 Quelques exemples de projets menés par Locarchives 
 

Municipalité - Documents communaux

Contexte : saturation des espaces de stockage d'archives et difficulté à accéder à l'information

Objectifs :

  • Optimiser l'espace disponible en interne
  • Faciliter l'accès aux documents
  • Permettre la consultation des archives au public

Solution déployée

  • Analyse et traitement documentaire de 700 ml : tri, élimination des doublons...
  • Mise en place de procédures de gestion
  • Recommandations sur les conditions de préservation des documents

Valeur ajoutée

  • Gain de place immédiat avec la destruction de 30% du fonds
  • Mise en oeuvre de conditions pérennes d'archivage des documents
  • Optimisation de la gestion documentaire grâce à du personnel formé

   

Office public d'HLM - Documents immobiliers

Contexte : perte de contentieux suite à l'impossibilité de produire certains documents du dossier de financement "programmes immobiliers"

Objectifs :

  • Identifier et sécuriser les documents vitaux (actes de propriété...)
  • Harmoniser les pratiques d'archivage au sein des 10 entités

Solution déployée

  • Audit de l'organisation
  • Mise en place d'outils opérationnels : tableaux de gestion, procédures
  • Numérisation des actes de propriété
  • Externalisation de l'archivage des documents originaux

Valeur ajoutée

  • Documents vitaux identiés, sécurisés et consultables en ligne
  • Maîtrise des risques locatifs et patrimoniaux
  • Pratiques d'archivage harmonisées
  • Plus de perte de contentieux par défaut de documents
  • Image positive vis-à-vis du ministère

 

 formation records management

 Formation Records Management

Vous souhaitez vous familiariser avec les principes du Records Management ou mettre en place un projet dans votre entreprise ?
LOCARCHIVES vous propose des modules de formation ciblés selon vos besoins :    

fleche  Mise en place d'une politique de records management

fleche  Mener un projet de records management


Découvrez l’approche Records Management proposée par Locarchives : maîtrise de votre gestion documentaire, du cycle de vie des documents, numérisation à vocation probatoire... Le records management est régi par la norme ISO 15489. Les solutions Locarchives de Records Management vous permettent d’organiser efficacement et systématiquement l’ensemble de vos documents avec différentes durées légales de conservation . Vous pouvez également suivre nos formations pour mettre en place une politique de Records Management ou encore mener à bien un projet.