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Cas Client
Mise en Oeuvre d'une strategie DE RECORDS MANAGEMENT

GROUPE INTERNATIONAL - SECTEUR LOGISTIQUE

ContexteNotre client est la filiale française d'un des leaders mondiaux dans le domaine du transport et de la logistique.
Notre client doit adapter la procédure internationale de Records Management diffusée par la holding à son propre fonctionnement ainsi qu'au cadre légal français régissant les archives.
Il charge LOCARCHIVES de réaliser un bilan de ses pratiques actuelles en matière d'archivage et d'avoir une connaissance précise de ses fonds d'archives papier et électroniques. Cet état des lieux permettra de mettre en lumière les écarts par rapport à la procédure de Records Management internationale et d'adapter cette dernière à la réalité française. Un audit interne devant être mené sous 6 mois, un plan de mise en conformité devra également être proposé.
Solutions

Un consultant LOCARCHIVES réalise un audit complet des pratiques d'archivage de la filiale. Basé sur les interviews des utilisateurs archives de chaque service, l'audit révèle plusieurs écarts par rapport aux exigences de la procédure internationale, dont certains à travailler à court terme pour répondre aux exigences de l'audit à venir : 

• Responsabilités et procédures en matière d'archivage

- Absence de politique d'archivage et de plan de classement global des documents, papier et électroniques
- Absence de procédures formalisées et généralisées
- Conservation des documents électroniques non conforme aux exigences de l'archivage légal 

• Gestion des dossiers et du cycle de vie des documents

- Méconnaissance des durées de conservation : certains documents sont conservés par défaut ou détruits prématurément
- Manque de procédures pour les destructions, notamment sur le circuit de validation et le gel des demandes en cas de litige ou de contrôle
- Pas de destruction confidentielle des archives à caractère sensible

• Recherche et communication des archives

- Pas de traçabilité des demandes sur les fonds archivés en interne


Les fonds concernés sont estimés à environ 150 mètres linéaires de documents papier et 800 Mo de documents électroniques. Une cartographie des types de supports par service et niveau de criticité éventuelle (valeur probante ou caractère "sensible") est établie.

A partir de ce constat, LOCARCHIVES préconise un plan de mise en conformité préparatoire à l'audit : 
- création du calendrier de conservation des documents
- élaboration et application des procédures : archivage des documents en interne ou externalisation chez LOCARCHIVES, systématisation des campagnes de destruction, création des formulaires de demandes, possibilité de gel des demandes en cours... 

Bénéfices

• Une vision claire et complète des pratique d'archivage en cours
• Un plan de mise en conformité concret pour le respect de la procédure Records Management
• Des rôles et des procédures clairement définie pour un fonctionnement optimal et uniforme

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