Audit et optimisation de l'organisation documentaire

Audit documentaire, optimisation de l'organisation documentaire et conception de la charte d'archivage pour une société de HLM

ico_facebook ico_twitter ico_google ico_linkedin

CookiesAccept

Notre site internet utilise des cookies pour vous offrir une navigation optimale et des contenus personnalisés. En poursuivant votre navigation sur notre site, vous acceptez l'utilisation de cookies.

Pour tout savoir sur la gestion des cookies sur notre site et paramétrer votre navigateur, cliquez sur le lien : En savoir plus

Accepter les cookies

Politique de confidentialité Locarchives

Pour assurer le bon fonctionnement de ce site, nous devons parfois enregistrer de petits fichiers de données sur l'équipement de nos utilisateurs.  La plupart des grands sites web font de même.

Qu'est-ce qu'un cookie?

Un cookie est un petit fichier texte que les sites web sauvegardent sur votre ordinateur ou appareil mobile lorsque vous les consultez. Il permet à ces sites de mémoriser vos actions et préférences (nom d'utilisateur, langue, taille des caractères et autres paramètres d'affichage) pendant un temps donné, pour que vous n'ayez pas à réindiquer ces informations à chaque fois vous consultez ces sites ou naviguez d'une page à une autre.

Comment utilisons-nous les cookies?

Certaines de nos pages utilisent des cookies afin de mémoriser:

  • vos préférences d'affichage, comme le contraste et la taille des caractères;
  • si vous avez déjà répondu à une enquête vous demandant si le contenu vous a été utile (la question ne vous sera ainsi posée qu'une fois);
  • si vous avez accepté que nous utilisions des cookies sur ce site.

En outre, certaines vidéos présentées sur nos pages utilisent des cookies pour recueillir des statistiques anonymes indiquant comment vous êtes arrivé sur la page et quelles vidéos vous avez vues.

Ces cookies ne sont pas indispensables au fonctionnement du site, mais ils facilitent votre navigation. Vous pouvez les bloquer ou les supprimer, mais vous risquez alors d'empêcher le bon fonctionnement de certains éléments du site.

Les informations contenues dans les cookies ne visent pas à vous identifier personnellement et nous en contrôlons pleinement les données. Ces cookies ne sont jamais utilisés à d'autres fins que celles indiquées ici.

Utilisons-nous d'autres cookies?

Certaines pages ou sous-sites utilisent d'autres cookies que ceux décrits ici. Dans ce cas, ces cookies sont décrits dans un avis spécifique. Il est possible que vous deviez donner votre accord pour qu'ils soient stockés.

Comment contrôler les cookies

Vous pouvez contrôler et/ou supprimer des cookies comme vous le souhaitez. Pour en savoir plus, consultez AllAboutCookies.org. Vous avez la possibilité de supprimer tous les cookies déjà stockés sur votre ordinateur et de configurer la plupart des navigateurs pour qu'ils les bloquent. Toutefois, dans ce cas, vous devrez peut-être indiquer vous-mêmes certaines préférences chaque fois que vous vous rendrez sur un site, et certains services et fonctionnalités risquent de ne pas être accessibles.

Cas Client
AUDIT DOCUMENTAIRE ET CONCEPTION DES OUTILS DE
GESTION - Société d'hlm

ContexteConfrontée à l’engorgement de ses locaux, cette société souhaite mettre en œuvre une politique d’organisation et de gestion de ses documents.

Sa démarche s’organise autour de 2 axes principaux :
  • Dans un premier temps, assainir la situation en trouvant une solution de gestion et de conservation sécurisée des fonds d’archives existants,
  • A moyen terme, optimiser son organisation documentaire.
Solutions

Locarchives accompagne cette société dans une démarche progressive et personnalisée.

Réalisation d’un audit et mise en évidence des lacunes du dispositif actuel :

  • Absence de procédures et d’outils de gestion généralisés, à l’origine de nombreux doublons
  • Description insuffisante des boîtes d’archives, entraînant des difficultés lors de la recherche d’un document et la gestion des dates d’élimination
  • Méconnaissance des durées de conservation, d’où une mauvaise gestion des destructions
  • Manque de traçabilité du cycle de vie des documents
  • Sécurité et confidentialité des locaux d’archivage insuffisantes

Propositions d’axes d’amélioration ciblés :

  • Mise en place d’outils de gestion documentaire
  • Définition des responsabilités et organisation de la gestion des archives
  • Numérisation ciblée de certains documents
  • Externalisation progressive des archives
  • Définition d’une politique d’archivage des documents électroniques

Conception des outils de gestion opérationnels, notamment la charte d’archivage

Bénéfices • Optimisation des processus métier

- Partage de l’information

• Conformité

- Connaissance et sécurité des fonds d’archives
- Clarté des règles d’archivage et application par tous
- Maîtrise des risques, notamment sur les documents vitaux

• Economies

- Optimisation des coûts d’archivage

A propos de...Notre client est un acteur majeur du logement social en Ile de France. Ses 350 collaborateurs construisent, gèrent et réhabilitent des logements locatifs sociaux.
Télécharger au format PDF