Archivage contrats d'auteurs - maison d'édition

ContexteLes contrats d’auteur établis par cette grande maison d’édition revêtent un caractère patrimonial. L’entreprise souhaite préserver la valeur probatoire des contrats originaux, jusqu’ici conservés dans un coffre de banque. Elle envisage de les dématérialiser afin d’assurer un haut niveau de disponibilité, de pérennité et de confidentialité.

Solutions

Locarchives propose une solution globale autour de 2 axes principaux :

• Numérisation et hébergement des contrats

L’enlèvement cadencé des contrats permet une numérisation en continu sans rupture de l’activité. Les documents sont conditionnés en conteneurs métalliques cadenassés afin d’assurer le transfert en toute confidentialité. Après un test sur échantillon permettant de valider le process général et les résultats attendus, les contrats sont numérisés et indexés par petits lots pour gagner en fluidité. Les champs d’index en erreur sont rectifiés par vidéocodage, puis les fichiers PDF sont contrôlés et intégrés dans SAGA Web, le système GED de Locarchives

• Archivage physique en environnement ultra sécurisé

Les contrats sont ensuite reconditionnés en caissons clôs puis conservés pour une durée illimitée (*) dans un environnement dédié et ultra sécurisé, parfaitement adapté aux documents de nature « sensible » : confidentialité, protection renforcée contre les risques de destruction, de détérioration…
(*) articles L123-1 à L123-12 du Code de la Propriété Intellectuelle.

Par souci de confidentialité, seuls les service juridique et archives peuvent consulter les contrats en ligne, à partir d’une simple recherche sur les index prédéfinis : n° d’ouvrage, n° de bénéficiaire, nom/prénom du signataire... L’original peut également être restitué sous 24 heures.
Près de 40 000 contrats, équivalents à 400 000 pages, ont été numérisés depuis le démarrage de l’opération, dont les 2/3 la première année. Les flux annuels portent sur 5 000 à 10 000 documents.

Bénéfices • Pérennisation des contrats originaux

- Maintien de l’intégrité physique des originaux
- Préservation de la valeur probatoire

• Confidentialité de l’information

- Conservation physique hautement sécurisée
- Gestion personnalisée des accès aux images
- Haut niveau de sécurité informatique

• Facilité d’exploitation de l’information

- Identification simplifiée des contrats à partir des index
- Accès partagé restreint aux seuls utilisateurs habilités

A propos de...Cette prestigieuse maison fédère plusieurs grands noms de l’édition acquis au fil des années et propose un catalogue de plusieurs milliers de références.