Dématérialisation des factures et archivage électronique

Archivage documents comptables et dématérialisation des factures

Découvrez notre solution d'archivage électronique des factures clients.

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Cas Client
DEMATERIALISATION DES FACTURES CLIENTS
Société de services

ContexteDans le cadre du déploiement de son ERP, notre client souhaite rationnaliser son processus de facturation clients. L’Administration Commerciale traite manuellement environ 2000 factures clients par mois, en forte augmentation depuis plusieurs mois. Ne pouvant investir dans les infrastructures et les compétences nécessaires à la conception d’un système d’archivage interne, l’entreprise choisit finalement d’externaliser l’archivage des doubles électroniques de ses factures clients. La solution proposée permettra également, à terme, aux clients de consulter leurs factures via un portail dédié.
Solutions

Locarchives conçoit et met en œuvre une solution intégrée permettant à l’entreprise de générer, d’archiver et de consulter les doubles électroniques de ses factures clients.

La génération des doubles électroniques au format PDF est assurée automatiquement lors de l’impression grâce à un connecteur totalement intégré à l’ERP.

Les fichiers sont transférés dans le Système d’Archivage Electronique de Locarchives avec leurs métadonnées, dans des conditions assurerant leur intégrité, puis conservées pendant les 6 ans correspondant au délai légal.

Les utilisateurs internes consultent les factures directement à partir de l’ERP.
Ce dispositif est conforme aux préconisations de l’instruction fiscale du 11 janvier 2007 et n’entraîne aucune modification pour les clients qui continuent à recevoir leurs factures au format papier.

Bénéfices • Optimisation des processus métier 

- Simplification de la facturation et du recouvrement
- Gain de performance : rapidité et fiabilité
- Meilleur partage de l’information

• Conformité

- Solution 100 % conforme aux exigences fiscales

• Economies

- Gain de 21 jours / homme sur une année : facturation, recouvrement, archivage, gestion administrative…

• Solution simple et évolutive

- Transparence en interne et vis-à-vis des clients
- Fonctionnalités futures : consultation par les clients…

A propos de...L'entreprise propose une large palette de solutions dans le domaine du multiservices aux entreprises. Elle emploie près de 300 personnes et a réalisé un chiffre d'affaires de 69 millions d'euros en 2010.
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