Audit et optimisation de l'organisation documentaire

ContexteConfrontée à l’engorgement de ses locaux, cette société souhaite mettre en œuvre une politique d’organisation et de gestion de ses documents.

Sa démarche s’organise autour de 2 axes principaux :

• Dans un premier temps, assainir la situation en trouvant une solution de gestion et de conservation sécurisée des fonds d’archives existants,
• A moyen terme, optimiser son organisation documentaire.

Solutions

Locarchives accompagne cette société dans une démarche progressive et personnalisée.

Réalisation d’un audit et mise en évidence des lacunes du dispositif actuel :

• Absence de procédures et d’outils de gestion généralisés, à l’origine de nombreux doublons
• Description insuffisante des boîtes d’archives, entraînant des difficultés lors de la recherche d’un document et la gestion des dates d’élimination
• Méconnaissance des durées de conservation, d’où une mauvaise gestion des destructions
• Manque de traçabilité du cycle de vie des documents
• Sécurité et confidentialité des locaux d’archivage insuffisantes

Propositions d’axes d’amélioration ciblés :

• Mise en place d’outils de gestion documentaire
• Définition des responsabilités et organisation de la gestion des archives
• Numérisation ciblée de certains documents
• Externalisation progressive des archives
• Définition d’une politique d’archivage des documents électroniques

Conception des outils de gestion opérationnels, notamment la charte d’archivage

Bénéfices • Optimisation des processus métier

- Partage de l’information

• Conformité

- Connaissance et sécurité des fonds d’archives
- Clarté des règles d’archivage et application par tous
- Maîtrise des risques, notamment sur les documents vitaux

• Economies

- Optimisation des coûts d’archivage

A propos de...Notre client est un acteur majeur du logement social en Ile de France. Ses 350 collaborateurs construisent, gèrent et réhabilitent des logements locatifs sociaux.