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Les archives électroniques, une problématique spécifique

Les principes fondamentaux de l’archivage électronique

Les documents électroniques présentent des spécificités par rapport aux documents papier liées à la vulnérabilité des systèmes informatiques : il est plus difficile d'en garantir l'exploitabilité, les informations sont plus faciles à falsifier, plus faciles à perdre aussi...

Pour donner toute sa valeur au document électronique, on doit garantir par des moyens techniques et organisationnels les principes fondamentaux tels que : pérennité, intégrité, authenticité et sécurité.

Les principes de l’archivage électronique

Pour remplir ces objectifs, un système d'archivage électronique doit s'articuler autour de 3 grands processus :

Le processus d’intégration qui vise notamment :

à sélectionner les données à archiver parmi l'ensemble des données produites
ou reçues par un organisme,

Le processus de pérennisation qui vise notamment :

à pallier l'obsolescence des supports dont la durée de vie est limitée (une dizaine d'années pour un disque WORM), en prévoyant des recopies régulières sur des supports neufs,
à choisir des formats pérennes. Plus un format est standard (ouvert) plus il est pérenne (ex : PDF/A, TXT, XML...).
à pallier l'obsolescence des systèmes d'exploitation en procédant à des migrations (transfert systématique des données vers les configurations matérielles et logicielles les plus récentes).

Les migrations occasionnent des pertes au niveau de la mise en forme ; lorsque l'on doit sauvegarder la mise en forme d'un document, on peut faire appel au procédé d'émulation qui permet de simuler avec un ordinateur récent les fonctionnalités d'un ordinateur du passé (par exemple exécution d'un programme DOS dans un système d'exploitation Microsoft Windows), mais il faut savoir que cette solution est très coûteuse.

Le processus d’accès et de communication qui vise notamment :

à garantir l'accès à l'information (via l'utilisation des métadonnées)
à gérer les droits d'accès et les modalités de préservation physique. Il est essentiel de bien appréhender la question de la confidentialité, notamment des données personnelles, en respectant entre autres règles les préconisations de la CNIL (recommandation du 11 octobre 2005) sur le "droit à l'oubli", l'anonymisation des données "sensibles", etc.

Ce qu'il faut retenir :

Face aux enjeux spécifiques de l'archivage électronique, notamment les contraintes de sécurité, de pérennité, d'authenticité et d'intégrité de l'information à conserver, il est parfois difficile de faire un choix parmi les solutions et les outils existants sur le marché. C'est pourquoi, il est important d'avoir à l'esprit qu'il n'existe pas une solution idéale unique, mais autant de solutions que de besoins différents. Il est donc primordial d'analyser très précisément son besoin avant de définir et de mettre en œuvre toute solution.

Ceci nous amène tout naturellement à repositionner l'archivage électronique au sein de l'archivage en général.
En effet, au-delà de ses spécificités techniques, l'archivage électronique présente indéniablement des problématiques très proches de celles de l'archivage papier.

Les questions que l'on doit se poser en préalable sont pertinentes aussi bien pour les documents papier que pour les documents numériques :

ce document présente-t-il un intérêt pour la société ?
combien de temps est-il vraiment nécessaire ou utile de le conserver ?
comment le décrire pour qu'il soit facilement retrouvé par la suite ?
qui le crée, qui le consulte, pour quoi faire et à quelle fréquence ?
etc.

Penser l'archivage des documents électroniques comme une composante d'une approche globale s'impose comme une nécessité dès lors qu'on souhaite mettre à disposition des utilisateurs un outil (portail) unique d'accès aux documents, qu'ils soient papier ou électroniques.