Archivage

Opération consistant à assurer la conservation d'un document, quel que soit son support, en vue d'une consultation ultérieure, à titre de preuve ou d'information.

Archivage électronique

Opération qui consiste à stocker des documents sur des supports informatiques à des fins de conservation et de consultation ultérieure. La conservation de l'information doit offrir des garanties d'intégrité et de fiabilité dans le temps.

Archives

Ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale ou par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de son activité (loi n° 79-18 du 03/01/1979).

Document d'archives

Documents créés, reçus et préservés à titre de preuve et d'information par une personne physique ou morale dans l'exercice de ses obligations légales ou la conduite de son activité. (2)

Archives courantes

Dossiers ouverts ou récemment clos utilisés pour le traitement des affaires.

Archives définitives

Documents conservés sans limitation de durée.

Archives intermédiaires

Documents qui ont cessé d'être considérés comme archives courantes, et ne peuvent, en raison de leur intérêt administratif, faire l'objet de tri et d'élimination (décret n°79-1037 du 03/12/1979).

Archives privées

Ensemble des documents qui n'ont pas le caractère d'archives publiques.

Archives publiques

Documents qui procèdent de l'activité de l'Etat, des collectivités locales, des établissements et entreprises publics ou bien d'organismes de droit privé chargés de la gestion des services publics ou d'une mission de service public ou bien encore des minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels ainsi que des fonds et collections acquis à titre divers.

Archivistique

Discipline qui étudie la formation, le tri, l'exploitation et la conservation des ensembles organiques d'archives (dossiers - séries - fonds) et par suite les méthodes et les techniques nécessaires à leur traitement.

Article (ou Unité d'Archives)

Unité matérielle de conditionnement des documents d'archives, correspondant dans la pratique archivistique française, à l'unité de cotation et de description. L'article est le plus souvent un carton, une liasse ou un registre, mais il peut être aussi un rouleau, un plan, une cassette vidéo, etc.

Attestation

Document par lequel une personne certifie la réalité d'un fait ou document qui clôt un ordre de travail et qui peut prendre plusieurs aspects.

Bordereau

Liste récapitulative destinée à accompagner des articles pièces ou des objets.

Bordereau d'élimination

Liste détaillée des documents ou des dossiers d'un fonds ou d'un fragment de fonds à détruire ou détruits.

Bordereau de versement

Liste détaillée énumérant les documents ou dossiers remis à un service d'archives par un service versant.

Calendrier de conservation

Tableau déterminant les périodes d'utilisation et les supports de conservation des documents actifs et semi-actifs et indiquant quels documents inactifs sont conservés de manière permanente et lesquels sont éliminés.

Charte d'archivage

Procédure d'organisation définissant les règles de gestion des archives ainsi que les outils servant à leur gestion.

Classement

Ensemble des opérations de mise en ordre d'un fonds ou d'une partie de fonds selon un schéma rationnel. Le classement peut être distinct du rangement matériel sur les rayonnages.

Communication

Opération matérielle et administrative de sortie d'une archive d'un centre d'archives vers un utilisateur.

Conservation

Stockage et gestion d'archives dans des magasins adaptés aux conditions de sécurité requises selon la nature des archives.

Conteneur

Caisse destinée à la manutention et par extension au stockage de plusieurs boîtes d'archives.

Descripteur

Mot-clé décrivant de manière conceptuelle le contenu d'un document. Il est le résultat de l'analyse documentaire d'un document. Une liste de descripteur peut être contrôlée (liste d'autorité, thésaurus) ou libre dans le cas d'une indexation non contrôlée.

Destruction

Opération matérielle d'élimination de documents dont la conservation ne se justifie plus.

Document

Ensemble d'informations cohérentes possédant un format et un support.

Dossier

Ensemble des documents réunis pour la conduite et le traitement d'une affaire.

Fantôme

Fiche laissée comme témoin d'un document ou d'un article temporairement déplacé.

Fonds d'archives

Ensemble de documents de toute nature qu'une personne physique ou morale a automatiquement et organiquement réunis dans l'exercice de ses activités et conservés en vue d'une utilisation éventuelle.

GEIDE

Gestion Electronique d'Information et de Documents pour l'Entreprise.

Indexation

Opération qui consiste à analyser et enregistrer sous une forme structurée le contenu d'un document, afin d'obtenir des points d'accès permettant le repérage des documents et/ou des informations.

Insertion

Intégration.

Intégration

Ajout d'un document dans un article (unité d'archives) géré par un centre d'archives.

Inventaire

Liste descriptive sommaire ou analytique détaillée des éléments (pièces ou articles) composant un fonds ou plusieurs fonds d'archives.

Instrument de recherche

Outils fournissant ou utilisant des index pour retrouver les documents correspondant à une requête.

Knowledge Management

(ou gestion des connaissances)
Discipline de management qui considère les connaissances, la mémoire et les savoir-faire de l'entreprise comme un capital. Dans un système de knowledge management, les connaissances sont identifiées, diffusées et stockées de manière évolutive et au profit de la performance générale de l'entreprise.

LAD

(Lecture Automatique de Documents) Application de conversion des formulaires papier en données caractères et images.
Les applications de LAD reconnaissent les marques, les caractères imprimés, les caractères manuscrits pré-casés, les caractères manuscrits en caractères d'imprimerie, les mots manuscrits.

Liste de descripteurs

Liste contrôlée de mot-clés utilisés lors de l'indexation des documents ou lors d'une recherche d'information. Cette liste peut être soit ouverte, soit fermée.

Métadonnées

Données décrivant le contexte, le contenu et la structure des documents ainsi que leur gestion dans le temps.(2)

Mètre linéaire

Unité de mesure des archives correspondant à l'ensemble des articles rangés séquentiellement et occupant un mètre de rayonnage.

Mots-Clés

Descripteurs.

Numérisation

Opération d'acquisition de documents en vue de leur transformation sous forme d'images numériques.

Plan d'archivage

Etat typologique et parfois descriptif des dossiers et documents d'un organisme, classés par fonds, donnant pour chacun d'eux les règles de conservation et de communication.

Plan de classement

Système qui préside à l'organisation des archives courantes dans les bureaux.

Producteur (service)

Service créateur d'une archive. Il n'est pas forcément le service versant.

Récolement

Opération consistant à dresser la liste topographique des articles conservés dans un centre d'archives ou un fonds d'archives.

Records Management

Ensemble des techniques d'organisation et outils fédérant la gestion administrative, logistique et informatique des processus de création, utilisation, maintenance, recherche et élimination des documents produits ou reçus par l'entreprise.

Référence UA

Élément d'identification permettant d'assurer la traçabilité et la gestion d'une unité d'archives.

Réintégration

Mouvement opéré lors du retour d'un article sorti temporairement d'un centre d'archives.

Série

Ensemble homogène de documents correspondant à une fonction administrative donnée et de provenance unique.

Signature électronique

La signature numérique consiste en une suite d'opérations mathématiques sur un document électronique, afin de permettre à une personne d'assurer à la fois l'intégrité et l'authenticité d'un document.

Sortie définitive

Mouvement de sortie d'un article à destination du service versant (ou tout utilisateur habilité) qui ne sera pas retourné et qui ne sera donc plus géré par le centre d'archives.

Tableau de gestion

Outil utilisé dans la gestion des archives et définissant, pour chaque type de document, la durée de conservation à appliquer en fonction de la valeur du document ainsi que les critères de sélection des archives définitives.

Tiers de confiance

Terme générique regroupant les « tiers certificateur », « tiers archiveur » et « tiers horodateur ». Ils interviennent dans le cadre des activités d'archivage électronique, de signature électronique, de chiffrement, d'échanges de documents, de cryptographie, etc.

Tiers archiveur

Personne physique ou morale qui se charge pour le compte de tiers d'assurer et de garantir la conservation et l'intégrité des documents électroniques.(1)

Tiers certificateur

Société, prestataire de service, assurant le contrôle et la sécurisation d'un échange ou d'une transaction électronique.

Tiers horodateur

Société, prestataire de service, permettant de dater avec précision la création d'un document ou d'une signature électroniques.

Tri

Opération de sélection entre des documents devant être conservés et des documents n'ayant plus aucune utilité administrative et ne présentant pas d'intérêt historique.

UA (Unité d'Archives)

Unité de gestion de base du centre d'archives et des services.

Versement

Opération matérielle et administrative de transfert d'archives d'un service versant vers le centre d'archives.   Remarque : Les définitions proposées ci-dessus sont, pour partie, extraites de la norme NF Z40-350 sur les « prestations en archivage et gestion externalisée de documents sur support papier » et de l'ouvrage « Ecole Nationale des Chartes - AFNOR; Dictionnaire des archives : de l'archivage aux systèmes d'information; AFNOR; 1991 ». (1) Norme NF Z 42-013 : Archivage électronique : Spécifications relatives à la conception et à l'exploitation de systèmes informatiques en vue d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés dans ces systèmes / Association Française de Normalisation. —AFNOR : Décembre 2001, 34 p. (2) Norme internationale ISO 15489-1 : Information et documentation — « Records management » / ISO. — ISO : 15 septembre 2001, 19p.