A l'heure du tout électronique, on a parfois tendance à
confondre ces notions
qu'il convient de redéfinir ici les
unes par rapport aux autres.
Sauvegarde
informatique :
"copie sécurisée d'un
ensemble d'informations" (Dictionnaire du multimédia,
AFNOR, 1995) dans le but de se prémunir contre
les incidents, les
pertes ou les vols. Contrairement à l'archivage, la
sauvegarde informatique a donc une
durée de vie limitée.
GEIDE
:
Gestion Electronique de l'Information et des Documents de
l'Entreprise (
APROGED).
La GEIDE est d'abord axée sur
la production et le partage des documents courants, qu'ils doivent
par la suite faire l'objet d'archivage ou non.
Archivage
électronique :
c'est l'ensemble des actions, des
outils
et des méthodologies mises en œuvre pour conserver
à moyen ou long terme
des documents électroniques dans le
but de les retrouver en cas de besoin
et de les exploiter.
Avec l'archivage électronique apparaît une notion
de conservation à long terme des documents électroniques
qui n'est pas portée
par la sauvegarde informatique, la GEIDE
ou même la gestion documentaire qui s'attachent
plus à la gestion des documents courants.
Dans un contexte de croissance du volume des documents électroniques
et en conséquence de la dématérialisation des processus
(workflow, e-administration...), il n'est plus possible de conserver
une frontière trop rigide
entre archivage et gestion des documents
courants. Au contraire, il importe
de favoriser une approche globale de
la gestion de l'information au sein
d'un organisme.
Ce type d'approche est défendu en particulier par la norme ISO 15 489
sur le Records management qui soutient l'idée
d'une continuité entre gestion documentaire et gestion archivistique
et qui propose en conséquence
une méthodologie de mise en œuvre d'un système d'archivage global permettant
de sélectionner dès leur création les documents à
conserver et de les gérer tout au long de leur cycle de vie.
Aujourd'hui, une démarche efficace d'archivage
électronique doit permettre aux organismes de satisfaire à
leurs
obligations légales et
contractuelles, de gérer
d'éventuels litiges et enfin de
maîtriser l'information
utile.
Certes, déployer un projet d'archivage électronique
est une entreprise complexe et coûteuse. Elle suppose des investissements
non négligeables, humains, matériels et organisationnels.
Cependant, il ne faut pas perdre
de vue que
reconstituer des données
perdues, détériorées ou détruites peut s'avérer
plus coûteux encore.
Repositionnée au sein de la gestion globale de l'information,
la mise
en œuvre d'une politique d'archivage électronique
est incontestablement créatrice de valeur pour un organisme :
- rapidité
et fiabilité d'accès à l'information
pertinente (éviter d'avoir des informations redondantes dans
plusieurs bases).
- amélioration
de la qualité de travail grâce à une activité
documentée
de façon efficace,
- absence
d'informations inutiles et incontrôlées, mais aussi
meilleure qualité des informations conservées,
- sécurité
et confidentialité de l'information et des supports d'information.
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