La provenance (services producteurs : archives publiques ou privées), les typologies de documents, les
délais de conservation et les supports sont des informations objectives permettant de
définir un mode d'organisation et de gestion des fonds d'archives.
Les informations sur leur contenu et leur « valorisation relative » contribuent également à leur organisation.
Toutefois, la segmentation la plus pratiquée se fait encore à partir des différents modes d'utilisations des Archives. Elle est résumée dans le décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979 qui distingue (pour les archives publiques) :
Il s'agit des documents et dossiers qui traitent des affaires en cours et qui font l'objet d'
intégrations et de
consultations fréquentes. Dans la pratique, pour beaucoup d'entreprises, il ne s'agit pas encore d'Archives au sens propre du terme, mais plutôt de dossiers ou documents vivants. L'organisation des archives vivantes doit satisfaire à des nécessités d'exploitation ou de production.
Il s'agit des documents et dossiers qui ne sont plus considérés comme des Archives courantes mais qui peuvent faire l'objet de
consultations ponctuelles. Les Archives intermédiaires sont conservées le plus souvent pour satisfaire à des obligations probantes et peuvent faire, au-delà des
durées légales ou réglementaires de conservation, l'objet d'un tri pour une possible
destruction.
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