Quelle solution archivage choisir ?

Il ne peut être envisagé d'archivage efficace sans un travail d'analyse approfondie.
Ce dernier porte sur les informations, les supports, les volumes, les environnements producteurs et utilisateurs, ainsi que les contextes et les objectifs généraux ou spécifiques poursuivis. Il permet ensuite de définir, dans un véritable cahier des charges, les conditions de réalisation que vous souhaitez lors des différentes étapes du processus d'archivage (création, identification, classement, tri, indexation, conservation, communication, élimination et destruction des archives).

Respect des lois, règlementations et normes relatives à l’archivage

La définition de la solution retenue devra intégrer les textes légaux applicables. Et satisfaire aux normes et bonnes pratiques professionnelles qui organisent les activités d'archivage : notamment le respect des fonds qui consiste à classer les archives en conformité avec les services producteurs et les processus métier, afin de traverser sans dommages les évolutions des organisations de l'entreprise.

Respect des durées de conservation légales des documents

Les durées de conservation de chaque type de document devront également être définies.
La loi française, hormis certaines dispositions du Code Civil et du Code de Commerce principalement, ne fixe pas de cadre strict aux acteurs de la vie économique. Une vraie réflexion doit donc être menée, propre à l'environnement de l'entreprise, pour sauvegarder ses droits et moyens et pour préserver la mémoire et les connaissances au sein de l'entreprise, sans pour autant conserver ce qui n'a plus de raisons de l'être.

Voici quelques exemples de délai légal de conservation :

• Documents comptables :
  Factures, livres et registres comptables : au moins 10 ans à compter de la date d’émission (article L.123-22 du Code du Commerce)
  
• Documents commerciaux :
  Bons de commande, bons de livraison : au moins 5 ans à compter de la date de leur établissement (article L.110-4 du Code de Commerce)
• Documents du personnel :
  Déclarations annuelles de données sociales : au moins 10 ans à compter de la consolidation du dommage (article 2226 du Code Civil)
  
• Archives médicales :
  Dossiers médicaux des établissements de santé publics et privés : au moins 20 ans à compter du dernier passage dans l’établissement (article 2 du décret n° 2006-6 du 4 janvier 2006 et article R.1112-7 du Code de la Santé Publique)

> Pour en savoir plus sur nos préconisations en matière de délais de conservation...

Document papier ou document électronique : quel support conserver ?

La diversification des supports gérés par les entreprises (principalement documents papier et documents électroniques), implique une analyse fine des fonds afin de déterminer les documents originaux à conserver et d’éliminer les doublons. En effet les besoins sont différents selon le support d’origine :

Type de document natif	Support de conservation	Nature du document conservé
Document papier entrant	Support papier	Document original reçu
Document électronique entrant	Support électronique	Document original reçu
Document électronique sortant au format papier	Support papier ou électronique	Double original
Document électronique sortant au format papier avec des annotations manuscrites	Support papier	Document original
Document électronique sortant au format électronique	Support électronique	Document original émis

La solution retenue devra enfin impliquer à côté des utilisateurs, les différentes expertises utiles à la conception et à la réalisation de ces activités : spécialistes en archivistique, informaticiens, logisticiens, etc. Elle sera décrite à travers une charte d’archivage, des tableaux de gestion et plans de classement.

La mise en œuvre de la solution retenue dans le cas d’une externalisation des archives sera définie dans un contrat décrivant en particulier :

• les droits et engagements des parties intervenant dans le processus d’archivage,
• leurs responsabilités respectives,
• la durée des accords et le coût des prestations.

L’externalisation doit s’inscrire dans une perspective stratégique claire et partagée entre les acteurs du projet. Elle doit déboucher, pour votre entreprise, sur une meilleure efficacité de la fonction Archives, dans la durée.

L’archivage externalisé vers LOCARCHIVES offre pour principaux avantages :

• une utilisation optimisée des moyens internes (personnels, locaux, etc.),
• un meilleur accès aux archives et donc une meilleure maîtrise des informations,
• la possibilité d’améliorer et de faire évoluer l’ingénierie documentaire et archivistique de l’organisation,
• la pérennité des solutions d’archivage, quelles que soient les évolutions des organisations,
• la maîtrise des budgets…