Documents électroniques :
un environnement en mouvement

Face au développement considérable du nombre des documents électroniques créés et échangés, aucune organisation ne peut aujourd’hui faire l’économie d’une réflexion sur l’archivage électronique.

Parce qu’ils constituent des enregistrements de l’activité d’un organisme et des supports à la prise de décisions, les bases de données, les documents bureautiques, les e-mails et mêmes les sites Internet ou Intranet sont autant de documents d’archives.

Engager une réflexion sur l’archivage électronique implique d’abord de comprendre le paysage normatif et légal existant et prévisionnel. C’est en bien mesurer les enjeux techniques et organisationnels spécifiques et c’est enfin déployer une ou des solutions adaptées aux enjeux et intégrées aux solutions “papier” dans une approche globale de l’information et des documents.

Une certitude se dégage : pour être recevable légalement un document ne doit pas changer de support :

• un document électronique natif doit être conservé sous forme numérique.
• un document papier original doit être conservé sous forme papier.

> Pour savoir quel document original conserver…

La réflexion sur l’archivage électronique, qui doit être menée à l’échelle d’un organisme, implique de prendre en compte les spécificités de l’archivage électronique, ainsi que les lois et normes relatives à cet environnement, pour la plupart encore récentes :

Cette directive fixe le cadre juridique de la signature électronique applicable
aux Etats membres de l'Union européenne. Son objectif est de favoriser l'utilisation de la signature électronique et de contribuer à sa reconnaissance juridique au sein des états membres.

Cette loi modifie les règles de preuve du Code civil puisqu'elle confère
au document électronique la même valeur qu'au document papier.
En conséquence, la signature électronique acquiert la même valeur juridique
que la signature manuscrite (sous réserve que le procédé de signature électronique soit fiable (article 1316-4 du Code civil).

Ce Décret précise les conditions à réunir afin de bénéficier de la présomption
de fiabilité d'un procédé de signature électronique.

Cette loi favorise le développement du commerce par Internet, en clarifiant les règles à la fois pour les consommateurs et pour les prestataires.

Cette norme rassemble des recommandations concernant la conception et l'exploitation des systèmes informatiques afin d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés. En particulier, la norme préconise de conserver les documents électroniques sur des supports non réinscriptibles (disques optiques de type WORM). Toutefois, elle devra probablement s'adapter aux évolutions techniques et aux exigences légales.

Cette norme sera relativement proche de la norme AFNOR NF Z 42-013.

(parue le 28 septembre dernier) confirme le PDF/A comme une solution efficace pour l'archivage électronique.

Le records management entend maîtriser le cycle de vie des documents, qu'ils soient papier ou électronique, de leur création à la mise en œuvre de leur sort final.

> http://www.adae.gouv.fr/

Cette agence succède à ATICA (Agence pour les Technologies de l'information et de la Communication dans l'Administration). Son objectif est double : favoriser le développement de systèmes d'information et moderniser le fonctionnement de l'administration pour mieux répondre aux besoins du public.

projet financé par l'Union Européenne, il propose un cadre de référence pour l'organisation et la gestion des documents électroniques en Europe : contrôle et conservation des documents, capture, identification...