Rechercher un document, le consulter, mettre à jour une information, valider une facture ou une demande de congés, travailler en mode collaboratif sur un dossier, archiver un document… L’exploitation et la gestion des documents est au cœur de l’activité de la plupart des services de l’entreprise : dossiers du personnel pour les ressources humaines, factures pour la comptabilité, contrats pour le juridique…
Optimiser votre gestion documentaire est donc un véritable enjeu et contribue à améliorer votre efficacité et votre productivité.
Les enjeux d’une bonne gestion documentaire
Vos équipes ont besoin de pouvoir accéder facilement et rapidement à des documents et informations à jour afin de les exploiter dans le cadre de leur métier.
De votre côté, vous souhaitez fluidifier vos processus afin de gagner en performance. Vous devez également maîtriser l’ensemble du cycle de vie du document, depuis sa création jusqu’à son archivage probatoire et sa destruction éventuelle à l’issue de la durée légale de conservation, tout en préservant la sécurité et la confidentialité de l’information. Enfin, vous avez besoin de prendre en compte l’ensemble des flux, qu’il s’agisse de documents numériques et/ou physiques, et de flux historiques et/ou récurrents.
Nos solutions de gestion documentaire
Nous vous proposons un accompagnement sur toutes les dimensions de votre projet :
- Dématérialisation de vos processus métier : factures clients et factures fournisseurs, dématérialisation des bulletins de paie, des dossiers du personnel, des contrats…
- Gestion électronique des documents et automatisation des tâches récurrentes via des dispositifs de capture et des workflows…
- Numérisation de documents, dossiers, plans…, dans nos centres ou directement dans vos locaux pour plus de sécurité. Certifiés NF Z 42-013, nous pouvons vous accompagner dans votre démarche d’optimisation documentaire en mettant en œuvre la numérisation fidèle. Cette stratégie vous permet, sous certaines conditions, de détruire vos originaux papiers.
- Traitement documentaire afin de cartographier et d’inventorier vos fonds, d’identifier les documents clés…
- Archivage sécurisé : notre système d’archivage électronique « made in France » sécurise vos documents numériques à vocation probatoire. Nos centres d’archivage, répartis dans toute la France, vous permettent d’externaliser vos documents papier en toute confiance. Certifiés NF Z 40-350, ils offrent les meilleures conditions de conservation afin de pérenniser vos archives, en toute confidentialité.
Nos solutions agiles s’intègrent à vos SI en place afin d’en faciliter l’usage et l’appropriation par vos collaborateurs.
Enfin nos équipes sont à votre disposition pour auditer votre organisation en place, vous proposer des solutions d’optimisation de votre gestion documentaire et accompagner le changement auprès de vos collaborateurs, afin de garantir la réussite de votre projet sur le long terme.
Pour aller plus loin :
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Les Locarchives
- 1er tiers archiveur certifié NF Z 42-013 (Numérisation et archivage électronique)
- Hébergeur agréé de données de santé (HDS)
- Made in France : société nationale, données localisées en France conformes à la loi française
- Pionnier de l’archivage électronique : 15 ans d’expérience
- Accompagnement de votre projet pour une solution personnalisée
- Prise en charge de toute votre chaine documentaire (Numérisation, Dématérialisation, Gestion électronique des documents, archivage numérique…)