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LOCARCHIVES assure l’archivage des dossiers médicaux et bientôt des produits sensibles de l’Institut Curie

Paris, le 11 février 2010

LOCARCHIVES - spécialiste de la gestion et de la conservation externalisée de documents - assure depuis plus de 30 ans l’archivage des dossiers de l’Institut Curie qui a pour mission la recherche et le traitement des cancers. Début 2010, LOCARCHIVES gèrera également pour l’Institut Curie des fonds d’archives dits
« sensibles ».

En raison du manque de place lié à la volumétrie croissante de dossiers générés, et face à la montée des prix de l’immobilier, notamment dans le centre de Paris, l’Institut Curie a choisi d’externaliser ses dossiers radiographiques, les dossiers concernant les patients décédés et ses archives administratives.

Prise en charge : des enlèvements programmés

Depuis 1978, une équipe de 6 archivistes de l’Institut Curie est chargée de préparer les archives, de réaliser leur inventaire et de les conditionner en conteneurs.

La réorganisation de tous les plateaux techniques médicaux en 2007, a entraîné une hausse considérable du volume des archives de l’Institut Curie. Pour gérer le manque de
place, LOCARCHIVES a donc proposé à l’Institut Curie un planning hebdomadaire d’enlèvements. Environ 150 conteneurs partaient alors chaque vendredi vers
LOCARCHIVES.

Ce flux d’archives s’est stabilisé courant 2009 mais la fréquence d’enlèvement reste importante et requiert encore une prise en charge programmée de 100 conteneurs
environ tous les 15 jours. A ce jour, LOCARCHIVES gère près de 15 000 conteneurs pour le compte de l’Institut Curie, soit l’équivalent d’environ 8 kilomètres d’archives.

Des dossiers médicaux sous haute surveillance

Parce que le respect du secret médical constitue une exigence majeure dans le secteur hospitalier, LOCARCHIVES met en œuvre toute une série de dispositions permettant d’assurer la confidentialité des données médicales personnelles : de leur prise en charge à leur restitution pour consultation, les dossiers sont sécurisés, identifiés de façon anonyme et tracés. LOCARCHIVES ne connaît pas le contenu des dossiers et les demandes sont uniquement formulées par N° de dossier.

«C’est en effet, le strict respect de la confidentialité et de la sécurité des dossiers patients qui a conduit l’Institut Curie à confier depuis de nombreuses annéesà Locarchives le stockage des dossiers médicaux ou des éléments des dossiers médicaux. Il faut également souligner la qualité des prestations (site web pour simplification et suivi des démarches, périodicité modulable des enlèvements sur site) et du service commercial»
explique Jocelyne PEGUES, responsable des Archives à l’Institut Curie.

Gestion d’archives en ligne : sécurité et autonomie

Grâce à Saga Web, l’Institut Curie peut consulter ses données d’archives directement en
ligne et de façon totalement sécurisée : un système personnalisé de gestion des habilitations permet de filtrer les accès aux données et documents.
Les services peuvent également traiter leurs demandes de rapatriement de dossiers, principalement dans le cadre des consultations programmées qui n’ont pas de caractères
d’urgence. LOCARCHIVES rapatrie ainsi 1500 dossiers par an sous 24 h.

De nouveaux fonds d’archives en perspective

Comment conserver de façon sécurisée et pérenne des produits d’anapathologie représentant des années de recherche médicale ? C’est le projet soumis par l’Institut Curie à LOCARCHIVES, qui devrait aboutir courant 2010. Ces produits sensibles seront
vraisemblablement conservés en environnement dédié et protégés dans un conditionnement spécifiquement étudié.

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