Un archivage sécurisé

La fonction sécurité, en place depuis plus de 10 ans, a pour objectif la consolidation des nombreuses actions menées depuis la création de LOCARCHIVES, en particulier dans les domaines des investissements immobiliers, de la sécurité intrusion et incendie, de la protection des données et documents de nos clients, ainsi que de la formation des personnels.

Au fil des ans ce dispositif a été complété de plans d’actions visant à permettre, en cas de sinistre et dans des conditions acceptables, la poursuite des principales activités pour nos clients et notre entreprise.

Une revue complète de nos systèmes de prévention et d’intervention a été initiée fin 2006 pour intégrer les évolutions justifiées par notre croissance, notre déploiement géographique et les obligations nouvelles induites par le développement de nos activités de gestion et d’archivage de documents électroniques.


Notre Politique est fondée sur deux axes principaux :

• un axe Prévention qui a pour objet d’identifier les personnes et actifs susceptibles d’être affectés par un risque, de définir ce(s) risque(s) et les dispositions préventives mises en œuvre permettant soit de limiter l’occurrence potentielle de ces évènements, soit d’en réduire les effets si malgré tout ils devaient survenir. Un chapitre traite spécifiquement des risques « informatiques » (systèmes d’information, téléphonie, réseaux…).
• un axe Continuité, qui a vocation à décrire pour les activités et engagements principaux de LOCARCHIVES et en fonction des évènements subis les différents moyens, mesures, procédures et modes opératoires permettant de gérer une crise dans les meilleures conditions possibles, d’assurer une continuité acceptable des prestations les plus essentielles et de permettre un retour à une situation normale aussi rapide que possible.

Les activités et engagements principaux de LOCARCHIVES visent à permettre notamment:

• la restitution des documents et archives confiées par nos clients,
• la communication des recherches dans les conditions de forme, de délais et de sécurité convenues,
• la poursuite quelles que soient les circonstances des relations techniques et commerciales (téléphone, e-mail, réseaux…) avec nos clients,
• la protection des informations, données et documents contre toute perte ou tout détournement,
• le maintien de notre capacité à suivre le déroulement des prestations, à les justifier et les facturer pour assurer notre propre survie économique.

De la prise en charge par nos équipes à la restitution définitive, tout est mis en œuvre pour protéger vos archives des risques de perte, de vol ou de détérioration :

• référencement des contenants non significatif afin de préserver la confidentialité,
• conditionnement en conteneurs spécifiques et adaptés à vos supports d’information,
• affectation aléatoire des emplacements, possibilité de répartition sur plusieurs sites, solutions de numérisation et d’archivage électronique en complément de l’archivage des supports physiques,
• conservation en entrepôts protégés contre l’intrusion, l’incendie et les autres nuisances (lumière, humidité, parasites, variations de températures…). Nous avons développé dans ce domaine une véritable expertise afin de concevoir des bâtiments qui protègent réellement vos archives.

Tous nos sites, exploités dans le respect des normes DRIRE, sont clos et dotés des équipements de sécurité les plus performants, notamment en matière de protection intrusion et incendie :

• systèmes de contrôle d’accès et de détection périmétrique / volumétrique des intrusions,
• liaison 24 heures sur 24 à une centrale de télésurveillance et à des équipes d’intervention,
• systèmes de détections incendie (ponctuels, linéaires ou par aspiration de type VESDA) et d’analyse des fumées pour une détection précoce,
• moyens d'intervention adaptés aux bâtiments et types d'archives conservées (extincteurs, RIA, sprinklers, système d’extinction à gaz…).

Le bon fonctionnement et la maintenance de l’ensemble des installations est assurée par une équipe interne dédiée, en charge également de la formation de nos collaborateurs et du bon respect des consignes, dans un souci de protection des personnes et des biens.

Certains bâtiments ont été spécifiquement conçus et équipés pour accueillir vos documents de nature sensible (accès limité aux seuls collaborateurs habilités afin de préserver leur confidentialité et leur pérennité) ou fragiles, tels les microformes, supports informatiques ou audio / photo / vidéo, qui demandent des taux d’hygrométrie et des températures adaptés.

Toutes les unités d’archives gérées par nos soins sont affectées d’un code-barres, associé à la référence qui vous est propre et enregistré dans notre système d’information. Chaque mouvement de document est tracé par lecture de ce code-barres, ce qui nous permet de vous informer du statut de vos archives (en stock, sorti pour consultation…) via notre service de gestion d'archives en ligne SAGA Web.

Tout est conçu pour vous permettre de disposer d’une information de qualité sur vos fonds d’archives et d’y avoir accès selon vos besoins dans les meilleures conditions de sécurité et de réactivité. Vous pouvez ainsi piloter efficacement les opérations de versement, d’intégration, de communication ou de destruction.

SAGA (Système Automatisé de Gestion d’Archives), progiciel de gestion d’archives conçu, développé, actualisé par LOCARCHIVES et utilisé par nos équipes, vous permet l’acquisition, la gestion et la restitution de vos données documentaires, logistiques et administratives dans des conditions optimales de sécurité et d’efficacité.

Nos équipements sont installés dans deux salles informatiques dédiées et situées sur deux sites distants, équipées de détection incendie/intrusion, ainsi que de systèmes d’extinction automatique. Cette double installation nous permet de poursuivre nos activités en cas d’incident sur l’un des sites. Une externalisation des supports de sauvegarde sur un troisième site complète cette organisation.

Nos sites sont reliés entre eux via un réseau FRAME RELAY. Vous accédez à vos données dans le cadre du service SAGA Web, via un serveur dédié HTTPS. La confidentialité est assurée par l’utilisation de certificats de type serveur sous protocole SSL assurant des sessions cryptées.

LOCARCHIVES a souscrit une assurance qui couvre la responsabilité civile pouvant lui incomber en raison des dommages atteignant les biens qui lui sont confiés et dont elle est dépositaire. Depuis leur prise en charge jusqu’à leur restitution, y compris pendant les transports, une police multirisques couvre les risques d’incendie, explosions et assimilés.

Les garanties couvrent les frais et dépenses exposés pour le remplacement, la restitution ou la reconstitution de vos documents, dans les limites du coût réel du préjudice prouvé et de celles précisées dans nos conditions générales de vente, contrats et/ou attestations d’assurances.

Une police d’assurance responsabilité civile « chef d’entreprise » particulière couvre les risques liés aux interventions éventuelles de nos équipes dans vos locaux.